Uuden hallituksen jäsenen perehdytys kannattaa aloittaa heti valinnan jälkeen, sillä vastuu alkaa samana päivänä kun yhtiökokous on tehnyt valinnan. Moni yllättyy siitä, kuinka nopeasti ensimmäinen kokouskutsu tai päätösasia tulee eteen, vaikka mitään virallista opastusta ei ole vielä ehditty järjestää. Tämä artikkeli käy läpi, mistä uuden hallituksen jäsenen kannattaa aloittaa, mitä asiakirjoja lukea ensin ja millaisiin sudenkuoppiin perehtymättömyys voi johtaa.
Miksi perehdytys kannattaa aloittaa heti valinnan jälkeen
Taloyhtiön hallituksen jäsenen vastuu ei ole vain nimellinen rooli, vaan asunto-osakeyhtiölain mukainen tehtävä, johon liittyy huolellisuusvelvollisuus ja tietyissä tilanteissa myös vahingonkorvausvastuu. Käytännössä tämä tarkoittaa, että jäsenen pitää ymmärtää taloyhtiön taloudellinen tilanne, käynnissä olevat hankkeet ja lähiajan päätöksentekotarpeet mahdollisimman pian.
Tyypillinen tilanne on, että uusi jäsen valitaan kevään yhtiökokouksessa ja ensimmäinen hallituksen kokous pidetään jo muutaman viikon sisällä. Jos perehtymistä ei ole tehty etukäteen, kokouksessa joutuu tekemään päätöksiä asioista, joita ei vielä tunne kunnolla – esimerkiksi katolle suunnitellusta korjaushankkeesta tai talousarvion ylityksestä.
Ensimmäiset askeleet – mitä uuden hallituksen jäsenen tulee lukea
Kannattaa pyytää isännöitsijältä heti alkuun paketti, joka sisältää ainakin seuraavat asiakirjat:
Viimeisin tilinpäätös ja toimintakertomus, voimassa oleva talousarvio, yhtiöjärjestys, viimeisen 1–2 vuoden yhtiökokousten ja hallituksen kokousten pöytäkirjat sekä ajantasainen kunnossapitotarveselvitys tai pitkän tähtäimen korjaussuunnitelma. Näistä hahmottuu nopeasti, missä kunnossa taloyhtiö on ja mitkä asiat ovat juuri nyt pöydällä.
Pienessä alle 10 huoneiston paritalo- tai rivitaloyhtiössä paketti on usein ohut ja nopeasti luettavissa. Yli 30 huoneiston kerrostaloyhtiössä taustamateriaalia voi olla huomattavasti enemmän, ja silloin kannattaa priorisoida talousarvio, viimeisin tilinpäätös ja mahdollinen korjaushankkeiden aikataulu ensin.
Asunto-osakeyhtiölaki ja hallituksen vastuut tutuksi
Hallituksen jäsenen ei tarvitse osata asunto-osakeyhtiölakia ulkoa, mutta peruskäsitteet kannattaa tuntea: mitä hallitus päättää itsenäisesti, mitkä asiat vaativat yhtiökokouksen päätöksen, ja mikä ero on varsinaisella ja ylimääräisellä yhtiökokouksella. Asunto-osakeyhtiölaki tutuksi taloyhtiön hallitukselle on hyvä lähtökohta, jos laki tuntuu vieraalta.
Samalla kannattaa lukea läpi, mitä hallituksen vastuut ja velvollisuudet käytännössä tarkoittavat – esimerkiksi kokousten valmistelu, isännöitsijän toiminnan valvonta ja kiinteistön kunnosta huolehtiminen. Aiheesta on koottu kattavasti tietoa artikkelissa Taloyhtiön hallituksen vastuut ja velvollisuudet.
Isännöitsijän ja hallituksen työnjako
Yleinen väärinkäsitys on, että isännöitsijä hoitaa taloyhtiön asiat kokonaan eikä hallituksen tarvitse perehtyä yksityiskohtiin. Todellisuudessa isännöitsijä toimii hallituksen ja yhtiökokouksen päätösten toimeenpanijana ja valmistelijana, mutta päätösvalta ja vastuu pysyvät hallituksella.
Jos isännöitsijä esimerkiksi ehdottaa kiireellistä putkikorjausta, hallituksen tehtävä on arvioida ehdotus, ei vain hyväksyä sitä sellaisenaan. Käytännössä tämä tarkoittaa, että uuden jäsenen kannattaa kysyä rohkeasti tarkentavia kysymyksiä isännöitsijältä sen sijaan, että hyväksyy asiat ymmärtämättä niiden taustaa.
Yhtiökokoukseen ja talouteen tutustuminen
Yhtiökokous on taloyhtiön ylin päättävä elin, ja sen kulku – kutsu, esityslista, päätökset ja pöytäkirja – kannattaa opetella heti alkuun, sillä hallitus valmistelee kokouksen ja vastaa sen käytännön järjestelyistä. Aiheeseen pääsee hyvin kiinni artikkelista Yhtiökokouksen kulku – kutsu, päätökset ja pöytäkirja.
Taloudesta kannattaa ymmärtää ainakin erot hoitovastikkeen ja pääomavastikkeen välillä, miten talousarvio suhteutuu toteutuneisiin kuluihin ja mistä mahdollinen alijäämä tai ylijäämä syntyy. Isoissa kerrostaloyhtiöissä, joissa on käynnissä esimerkiksi linjasaneeraus tai julkisivuremontti, talousseuranta on erityisen tärkeää, koska hankkeiden kustannukset voivat muuttaa vastikkeita merkittävästi kesken kauden.
Yleisiä virheitä uuden hallituksen jäsenen perehdytyksessä
Yksi yleisimmistä virheistä on, että uusi jäsen odottaa saavansa muodollisen perehdytyksen isännöitsijältä tai puheenjohtajalta ilman, että itse pyytää sitä. Perehdytys jää usein tekemättä, jos kukaan ei ota siitä vastuuta – siksi kannattaa itse aktiivisesti pyytää tapaamista isännöitsijän kanssa ja käydä läpi ajankohtaiset asiat.
Toinen tyypillinen virhe on keskittyä vain juoksevien asioiden hoitoon ja jättää pitkän aikavälin kunnossapito huomiotta. Jos taloyhtiöllä ei ole ajantasaista korjaussuunnitelmaa, sen laatiminen tai päivittäminen kannattaa nostaa esiin heti ensimmäisissä kokouksissa – aiheesta lisää tekstissä isännöitsijän tehtävistä.
Kolmas virhe on olettaa, että vastuu jakautuu automaattisesti tasan koko hallituksen kesken ilman, että kukaan seuraa kokonaisuutta. Käytännössä jokaisen jäsenen kannattaa muodostaa oma käsitys taloyhtiön tilasta, vaikka puheenjohtaja tai isännöitsijä valmistelisikin suurimman osan asioista.
UKK
Pitääkö uuden hallituksen jäsenen suorittaa jokin kurssi ennen tehtävän aloittamista?
Ei ole pakollista suorittaa mitään tiettyä kurssia, mutta Suomen Isännöintiliitto ja monet muut tahot järjestävät hallitustyöskentelyyn liittyvää koulutusta, josta on hyötyä erityisesti isoissa tai teknisesti haastavissa taloyhtiöissä.
Voiko uusi hallituksen jäsen kieltäytyä allekirjoittamasta pöytäkirjaa, jos ei ymmärrä käsiteltyä asiaa?
Jäsenen kannattaa aina pyytää lisäselvitystä ennen päätöksentekoa, ja mahdollinen eriävä mielipide voidaan kirjata pöytäkirjaan. Yksittäisen tilanteen osalta kannattaa kääntyä isännöitsijän tai tarvittaessa juristin puoleen.
Kuinka kauan perehtymiseen kannattaa varata aikaa ennen ensimmäistä kokousta?
Käytännössä muutama tunti asiakirjoihin tutustumiseen ja lyhyt keskustelu isännöitsijän kanssa riittää usein hyvään alkuun, mutta laajemmissa hankkeissa perehtyminen voi jatkua useiden kokousten ajan.
Yhteenveto
Hallituksen jäsenen perehdytys ei ole yhden illan projekti, vaan jatkuva prosessi, joka kannattaa aloittaa heti valinnan jälkeen pyytämällä isännöitsijältä keskeiset asiakirjat ja käymällä ne rauhassa läpi. Kun taloyhtiön talous, käynnissä olevat hankkeet ja lain mukaiset vastuut alkavat hahmottua, myös kokouksissa on helpompi osallistua päätöksentekoon perustellusti. Yksittäisen taloyhtiön tilanteeseen tai sopimuksiin liittyvissä kysymyksissä kannattaa aina kääntyä isännöitsijän tai tarvittaessa lakiasiantuntijan puoleen.
