Kun taloyhtiön hallitus pyytää isännöinnistä kolme tai neljä tarjousta, pöydälle tulee usein papereita, joiden luvut eivät ole keskenään vertailukelpoisia. Tämä artikkeli näyttää, miten isännöintitarjousten vertailu tehdään niin, että palkkio, peruspalveluun sisältyvät tehtävät ja lisätöiden hinnat näkyvät samalla viivalla. Hallitus saa siten todellisen vuosikustannuksen eikä pelkkää kuukausihintaa, ja valinta on helpompi perustella yhtiökokoukselle.
Miksi kuukausihinta ei kerro koko totuutta
Isännöintitoimistot hinnoittelevat palvelunsa eri tavoin. Yksi ilmoittaa kiinteän kuukausipalkkion, toinen hinnan huoneistoa kohden kuukaudessa ja kolmas paketin, johon kuuluu tietty määrä kokouksia. Pelkkä kuukausihinta voi siksi johtaa harhaan.
Tyypillisesti peruspalkkio on noin 15-35 € huoneistolta kuukaudessa. Taso riippuu paikkakunnasta, yhtiön koosta ja palvelun laajuudesta. Alle 10 huoneiston rivitalo- tai paritaloyhtiössä huoneistokohtainen hinta nousee usein selvästi korkeammaksi, koska tilinpäätös, yhtiökokous ja lakisääteiset tehtävät teettävät lähes saman työn yhtiön koosta riippumatta. Yli 30 huoneiston kerrostaloyhtiössä Helsingissä tai Tampereella huoneistokohtainen hinta taas voi jäädä haarukan alapäähän.
Hallitusta auttaa, kun se ymmärtää, mistä hinta syntyy. Siitä kerrotaan tarkemmin artikkelissa isännöintipalkkion muodostumisesta.
Yleinen myytti: halvin tarjous on halvin vaihtoehto
Hallituksissa ajatellaan usein, että pienimmän kuukausipalkkion tarjous säästää yhtiön rahoja. Käytännössä edullinen peruspalkkio rahoitetaan usein kalliimmilla lisätöillä.
Esimerkkinä 24 huoneiston kerrostaloyhtiö, joka saa kaksi tarjousta. Tarjous A on 520 €/kk ja tarjous B 610 €/kk. A näyttää 1 080 € vuodessa edullisemmalta. Tarjouksessa A peruspalkkioon kuuluu kuitenkin vain kaksi hallituksen kokousta vuodessa, kun taas B:hen sisältyy kuusi kokousta. A laskuttaa erikseen myös korjaustarveselvityksen päivityksestä, ja ylimääräinen yhtiökokous maksaa 350 €. Jos yhtiöllä on tulossa ikkunaremontti ja kaksi ylimääräistä yhtiökokousta, A on vuoden lopussa kalliimpi.
Tämä on taloyhtiöiden arjessa tavallinen tilanne. Tarjousvaiheessa ei puhuta lisätöistä, mutta ne näkyvät tilinpäätöksessä.
Isännöintitarjousten vertailu askel askeleelta
Kokenut hallituksen puheenjohtaja aloittaa tarjouspyynnöstä eikä vasta saapuneista tarjouksista. Kun kaikki toimistot vastaavat samaan, riittävän yksityiskohtaiseen pyyntöön, vertailu helpottuu selvästi. Aikataulusta ja pyynnön sisällöstä kerrotaan tarkemmin artikkelissa isännöinnin kilpailutuksesta.
Kun tarjoukset ovat tulleet, vertailu etenee näin:
1. Kirjaa jokaisesta tarjouksesta peruspalkkio vuositasolla ja arvonlisäveroineen.
2. Tarkista tehtäväluettelosta, mitkä tehtävät kuuluvat peruspalkkioon ja mitkä laskutetaan erikseen.
3. Listaa yhtiön todennäköiset lisätyöt seuraavalle 3 vuodelle PTS:n ja kokoushistorian perusteella.
4. Laske lisätöiden hinta jokaisen tarjouksen hinnastolla.
5. Laske yhteen peruspalkkio ja arvioidut lisätyöt ja vertaa tarjouksia kolmen vuoden kokonaiskustannuksella.
Kohta yksi on tärkeämpi kuin miltä se näyttää. Asunto-osakeyhtiö ei yleensä ole arvonlisäverovelvollinen, joten se maksaa myös 25,5 %:n arvonlisäveron. Jos yksi toimisto ilmoittaa hinnat verottomina ja toinen verollisina, ero näyttää suuremmalta kuin se on.
Palvelut: mitä peruspalveluun oikeasti kuuluu
Suomen Isännöintiliiton tehtäväluettelo on alalla laajasti käytetty pohja, jolla isännöinnin tehtävät jaetaan peruspalveluun ja erikseen sovittaviin palveluihin. Toimistot voivat kuitenkin muokata luetteloa. Kahdessa tarjouksessa voi siis lukea ”Isännöintiliiton tehtäväluettelon mukaisesti”, vaikka sisältö on eri.
Ammattilainen katsoo ensin muutaman kohdan, joissa erot ovat suurimpia. Niitä ovat hallituksen kokousten määrä, varsinaisen yhtiökokouksen kesto ja ajankohta (virka-aika vai ilta), osakkaiden puhelinpalvelun aukioloajat, taloyhtiön viestintä ja se, sisältyykö kirjanpito peruspalkkioon vai tuleeko se erillisenä palveluna. Tehtäväluettelon rakenteesta kerrotaan tarkemmin artikkelissa isännöintisopimuksen tehtäväluettelosta ja sen liitteistä.
Kannattaa myös kysyä, kuka työn käytännössä tekee. AIT-pätevyys tai ITS-tutkinto, ISA-auktorisoitu toimisto ja nimetty varahenkilö kertovat palvelun laadusta usein enemmän kuin hinta.
Lisätyöt ja hankeisännöinti
Lisätyöt jäävät tarjousvertailussa usein pimentoon. Tyypillisiä erikseen laskutettavia töitä ovat ylimääräiset yhtiökokoukset, isännöitsijäntodistukset, muutostyöilmoitusten käsittely, vahinkoasiat, laina-asiat ja korjaushankkeiden valmistelu.
Tuntihinnat liikkuvat yleisesti noin 80-140 €/h, ja ilta- ja viikonlopputyöstä peritään usein korotettu hinta. Isännöitsijäntodistus maksaa yleensä muutamasta kymmenestä eurosta pariin sataan euroon, ja sen maksaa tilaaja eli usein myyvä osakas. Yhtiön kassaan sillä ei siksi ole suurta vaikutusta.
Suurin taloudellinen vaikutus on hankeisännöinnillä. Putkiremontissa, linjasaneerauksessa tai julkisivuremontissa isännöitsijän lisätyö voidaan laskuttaa tuntiperusteisesti, kiinteänä hintana tai prosenttiosuutena urakan arvosta. Jos 40 huoneiston yhtiö suunnittelee muutaman miljoonan euron putkiremonttia, prosenttiperusteinen palkkio voi kasvaa merkittäväksi. Hallituksen kannattaa pyytää hankeisännöinnistä erillinen hinta jo tarjousvaiheessa.
Vakiohinnasto ei sovi kaikkiin tilanteisiin. Jos yhtiö on juuri saanut suuren hankkeen valmiiksi ja PTS:ssä ei ole seuraavalle viidelle vuodelle juuri mitään, lisätöiden painoarvo vertailussa pienenee ja peruspalkkio ja palvelun laatu korostuvat.
Yleisimmät virheet tarjousten vertailussa
Ensimmäinen virhe on vertailla tarjouksia ilman yhtenäistä tarjouspyyntöä. Silloin jokainen toimisto tarjoaa omaa vakiopakettiaan, eikä tarjouksia voi rinnastaa.
Toinen virhe on ohittaa hinnankorotusehto. Moni sopimus sallii palkkion tarkistamisen vuosittain esimerkiksi kustannusindeksin perusteella. Jos yksi tarjous sitoo korotuksen indeksiin ja toinen sallii vapaan korotuksen 3 kuukauden ilmoitusajalla, ero näkyy vasta vuosien päästä.
Kolmas virhe on valita toimisto pelkkien papereiden perusteella. Haastattelu, referenssit samankokoisista yhtiöistä ja keskustelu nimetyn isännöitsijän kanssa paljastavat asioita, joita tarjouksesta ei näe.
UKK
Kuinka monta isännöintitarjousta taloyhtiön kannattaa pyytää?
Yleensä 3-5 tarjousta riittää. Pienemmällä määrällä vertailupohja jää kapeaksi, ja suurempi määrä vie hallitukselta paljon aikaa ilman merkittävää lisähyötyä.
Pitääkö halvin tarjous valita, jos palvelut ovat samat?
Ei tarvitse. Hallituksen tehtävä on toimia yhtiön edun mukaisesti, ja siihen kuuluu myös palvelun laatu, saavutettavuus ja isännöitsijän osaaminen. Valinnan perusteet kannattaa kirjata hallituksen pöytäkirjaan.
Voiko isännöintitarjouksen hinnasta neuvotella?
Voi. Neuvottelu onnistuu usein parhaiten, kun hallitus tietää tarkasti, mitkä tehtävät se haluaa peruspalkkioon. Lisäkokousten määrästä tai hankeisännöinnin hinnasta on usein helpompi sopia kuin peruspalkkion alentamisesta.
Kokonaiskustannus ratkaisee
Hyvässä vertailussa kuukausihinta muutetaan kolmen vuoden kokonaiskustannukseksi, johon on laskettu mukaan yhtiön todennäköiset lisätyöt ja arvonlisävero. Tämän jälkeen katsotaan palvelun sisältö, isännöitsijän pätevyys ja sopimusehdot. Kun hallitus pystyy esittämään yhtiökokoukselle yhden taulukon, jossa tarjoukset ovat samalla viivalla, päätös on perusteltu ja läpinäkyvä.
Sopimusehtojen tulkinnasta, irtisanomisajoista ja vastuunrajauksista kannattaa kysyä juristilta tai kokeneelta isännöintialan asiantuntijalta ennen allekirjoitusta, koska jokaisen taloyhtiön tilanne on erilainen.