Isännöinnin kilpailutus on taloyhtiön hallitukselle yksi harvoista tilanteista, joissa yksi päätös vaikuttaa koko taloyhtiön arkeen vuosiksi eteenpäin. Tämä artikkeli on tarkoitettu hallituksen puheenjohtajalle ja jäsenille, jotka harkitsevat isännöitsijän vaihtoa tai haluavat tarkistaa nykyisen sopimuksen hintatason. Käymme läpi, mitä hyvään tarjouspyyntöön kirjoitetaan, miten kilpailutuksen aikataulu kannattaa rakentaa ja mihin vertailu kaatuu useimmiten.
Milloin isännöinnin kilpailutus on järkevää
Kilpailutukseen ei tarvita kriisiä. Monessa taloyhtiössä samaa isännöintitoimistoa on käytetty 10-15 vuotta ilman, että kukaan on tarkistanut, vastaako palvelu ja hinta enää nykytilannetta. Säännöllinen hintavertailu 4-6 vuoden välein on terve käytäntö, vaikka lopputulos olisi nykyisen toimiston jatkaminen.
Selvempiä syitä ovat isännöitsijän vaihtuminen toimiston sisällä, viivästyneet tilinpäätökset, vastaamatta jäävät sähköpostit tai lähestyvä iso korjaushanke, kuten putkiremontti tai julkisivukorjaus. Jos taloyhtiö on aloittamassa 5-10 miljoonan euron linjasaneerausta, isännöitsijän hankeosaaminen ratkaisee enemmän kuin kuukausimaksun pari kymppiä.
Poikkeus: kesken käynnissä olevan ison hankkeen isännöitsijää ei yleensä kannata vaihtaa. Tieto urakkasopimuksista, lisätöistä ja takuuasioista on silloin isännöitsijän päässä, ja vaihto keskellä rakennusvaihetta maksaa usein enemmän kuin säästää.
Tarjouspyyntö isännöinnin kilpailutukseen – mitä siihen kirjoitetaan
Huono tarjouspyyntö tuottaa vertailukelvottomia tarjouksia. Jos yksi toimisto hinnoittelee peruspalvelun suppeasti ja laskuttaa yhtiökokoukset erikseen, ja toinen sisällyttää kaiken kuukausimaksuun, hallitus vertaa omenoita appelsiineihin. Ammattilainen aloittaa siksi kohteen ja palvelun tarkasta kuvauksesta.
Tarjouspyynnön vähimmäissisältö:
– Kohteen perustiedot: rakennusvuosi, huoneistomäärä, huoneistoala, liiketilat, autopaikat ja lämmitysmuoto
– Korjaushistoria ja tulevat hankkeet: kuntoarvio tai PTS liitteeksi, tiedossa olevat isot korjaukset seuraavalle viidelle vuodelle
– Palvelun laajuus: viittaus Suomen Isännöintiliiton Isännöinnin tehtäväluetteloon ja tieto siitä, kuuluuko kirjanpito, tekninen isännöinti ja vastikereskontra kuukausipalkkioon
– Hinnoittelupyyntö yhtenäisessä muodossa: kuukausipalkkio, erillisveloitettavien tehtävien hinnasto ja tuntihinta
– Isännöitsijän tiedot: nimetty vastuuhenkilö, pätevyydet (AIT, ITS) ja sijaisjärjestely
Pyydä lisäksi toimiston ISA-auktorisoinnin tila, 2-3 referenssiä vastaavankokoisista taloyhtiöistä ja tieto käytetyistä sähköisistä työkaluista, kuten asukasportaalista ja sähköisestä yhtiökokouksesta. Sopimusehtojen osalta kannattaa pyytää mallisopimus nähtäväksi jo tarjousvaiheessa. Siihen, mitä isännöintisopimuksen tulisi sisältää, kannattaa perehtyä ennen tarjouspyynnön lähettämistä.
Aikataulu: kilpailutus kestää 4-6 kuukautta
Yleisin virhe on aloittaa liian myöhään. Nykyisen isännöintisopimuksen irtisanomisaika on tyypillisesti 3-6 kuukautta, ja se määrää koko aikataulun. Tarkista oma sopimuksesi ensin, sillä ehdot vaihtelevat toimistoittain.
Taloyhtiöissä, joiden tilikausi on kalenterivuosi, luonteva vaihtoajankohta on tilikauden vaihde. Uusi isännöitsijä aloittaa puhtaalta pöydältä, ja edellinen laatii päättyneen vuoden tilinpäätöksen. Toimiva aikataulu näyttää esimerkiksi tältä: hallitus päättää kilpailutuksesta huhti-toukokuussa varsinaisen yhtiökokouksen jälkeen. Tarjouspyynnöt lähtevät kesäkuussa 4-6 toimistolle, ja vastausaikaa annetaan 3-4 viikkoa. Elokuussa hallitus haastattelee 2-3 parasta ehdokasta. Syyskuussa tehdään päätös ja nykyinen sopimus irtisanotaan, jolloin kolmen kuukauden irtisanomisaika päättyy joulukuun lopussa.
Kevät on huono hetki aloittaa kilpailutus. Maalis-toukokuussa isännöitsijät istuvat yhtiökokouksissa lähes joka ilta, ja tarjoukset tehdään kiireellä tai niitä ei tehdä lainkaan.
Hallitus valitsee ja erottaa isännöitsijän asunto-osakeyhtiölain mukaan, ellei yhtiöjärjestyksessä ole toisin määrätty. Tarkista yhtiöjärjestyksesi, sillä osassa vanhempia yhtiöitä päätös kuuluu yhtiökokoukselle. Vaihdon käytännön vaiheista, kuten aineistojen luovutuksesta, kerrotaan tarkemmin artikkelissa isännöitsijän vaihtaminen.
Tarjousten vertailu käytännössä
Kokenut hallituksen puheenjohtaja laskee ensin kokonaiskustannuksen, ei kuukausimaksua. Tyypillisessä 30 huoneiston kerrostaloyhtiössä Tampereella tai Turussa kuukausipalkkio voi asettua esimerkiksi 600-1 000 euroon. Ero kahden toimiston välillä voi kuitenkin kääntyä, kun mukaan lasketaan ylimääräinen yhtiökokous, isännöitsijätodistukset, hallituksen lisäkokoukset ja korjaushankkeen valvonta.
Hyvä tapa on laatia oma vertailutaulukko, johon jokaisen tarjouksen hinnat syötetään saman mallivuoden pohjalta: yksi varsinainen yhtiökokous, kuusi hallituksen kokousta, 15 isännöitsijätodistusta ja yksi pienehkö korjaushanke. Lisää vinkkejä löytyy oppaasta näin vertailet isännöintitoimistoja.
Haastattelussa kannattaa tavata se henkilö, joka oikeasti hoitaisi taloyhtiötä, ei pelkästään myyntipäällikköä. Kysy, montako taloyhtiötä hänellä on jo hoidossa. Jos vastaus on 35-40 kohdetta, vasteajat venyvät väistämättä.
Yleisimmät virheet kilpailutuksessa
Myytti: halvin kuukausihinta tarkoittaa halvinta isännöintiä. Edullinen peruspalkkio katetaan usein erillisveloituksilla. Esimerkiksi 25 euroa halvempi kuukausipalkkio kuluu nopeasti, jos jokainen hallituksen ylimääräinen kokous maksaa 150-250 euroa ja tuntiveloitus on 90-120 euroa.
Toinen tavallinen virhe on kilpailuttaa liian monella toimistolla. Kymmenen tarjouksen vertailu uuvuttaa vapaaehtoisen hallituksen, ja osa toimistoista jättää vastaamatta, jos ne kokevat, että ne ovat mukana vain hintavertailun täytteenä. 4-6 tarjouspyyntöä riittää useimmille.
Kolmas virhe liittyy esteellisyyteen. Jos hallituksen jäsenellä on kytkös johonkin tarjoajaan, hän ei saa osallistua päätöksentekoon kyseisestä toimistosta. Tämä on hyvä kirjata hallituksen pöytäkirjaan.
UKK
Kuinka usein isännöinti kannattaa kilpailuttaa?
Hyvä nyrkkisääntö on 4-6 vuoden välein tai silloin, kun palvelun laatu heikkenee tai taloyhtiöllä on edessä iso korjaushanke. Kilpailutus ei velvoita vaihtamaan, vaan se antaa vertailukohdan nykyiselle sopimukselle.
Voiko hallitus päättää isännöitsijän vaihdosta ilman yhtiökokousta?
Asunto-osakeyhtiölain mukaan isännöitsijän valinta kuuluu hallitukselle, ellei yhtiöjärjestys määrää toisin. Osakkaille kannattaa silti tiedottaa vaihdosta hyvissä ajoin, ja epäselvissä tilanteissa on syytä kysyä neuvoa juristilta tai Isännöintiliiton jäsenpalvelusta.
Paljonko aikaa kilpailutukseen pitää varata?
Päätöksestä uuden isännöitsijän aloitukseen kuluu tyypillisesti 4-6 kuukautta, ja suurimman osan ajasta vie nykyisen sopimuksen irtisanomisaika.
Hyvä kilpailutus alkaa omasta sopimuksesta
Ennen kuin yksikään tarjouspyyntö lähtee, ota esiin nykyinen isännöintisopimus ja tarkista irtisanomisaika, palvelun laajuus ja erillisveloitettavat tehtävät. Niiden pohjalta tarjouspyynnöstä tulee täsmällinen, ja aikataulun voi rakentaa taaksepäin tilikauden vaihteesta. Sopimuksen tulkintaa tai irtisanomista koskevissa kysymyksissä hallituksen kannattaa kääntyä juristin tai kokeneen isännöinnin asiantuntijan puoleen, koska jokaisen taloyhtiön sopimus ja yhtiöjärjestys on omanlaisensa.