Isännöintisopimuksen tehtäväluettelo kertoo, mitä isännöitsijä tekee kuukausipalkkiolla ja mistä taloyhtiö maksaa erikseen. Hallitukselle juuri tämä liite on usein sopimuksen tärkein osa. Erimielisyydet eivät tavallisesti synny itse sopimustekstistä vaan siitä, kuuluiko jokin tehtävä palkkioon vai ei. Kun tehtäväluettelo ja sen liitteet ovat kunnossa, taloyhtiö välttyy yllätyslaskuilta ja isännöitsijä tietää, mitä häneltä odotetaan.
Mikä isännöintisopimuksen tehtäväluettelo on
Varsinainen isännöintisopimus on yleensä lyhyt. Siinä on osapuolet, sopimuskausi, palkkio ja irtisanomisehdot. Varsinainen sisältö on liitteissä, ja tehtäväluettelo on niistä keskeisin.
Suomen Isännöintiliitto ja Kiinteistöliitto ovat laatineet yhdessä alan vakiomallit: isännöinnin yleiset sopimusehdot ja isännöinnin tehtäväluettelon. Useimmat isännöintitoimistot käyttävät näitä pohjana. Tehtäväluettelossa tehtävät on jaettu osa-alueisiin, kuten hallinto, talous, tekninen kiinteistönpito, viestintä ja korjaushankkeet. Jokaisen tehtävän kohdalle merkitään, sisältyykö se kiinteään palkkioon vai laskutetaanko se erikseen hinnaston mukaan.
Asunto-osakeyhtiölaki määrittelee isännöitsijän tehtävät vain yleisellä tasolla. Isännöitsijä hoitaa yhtiön hallintoa hallituksen ohjeiden mukaisesti ja vastaa siitä, että kirjanpito on lainmukainen ja varainhoito luotettavasti järjestetty. Kaikki käytännön asiat sovitaan sopimuksessa. Kattava kuvaus peruspalveluun kuuluvista tehtävistä on artikkelissa isännöitsijän tehtävät taloyhtiössä.
Peruspalvelu vai lisätehtävä – raja kulkee luettelossa
Tavallisesti kiinteään kuukausipalkkioon sisältyvät talousarvion ja tilinpäätöksen valmistelu, varsinainen yhtiökokous, sovittu määrä hallituksen kokouksia (usein 4-6 vuodessa), vastikkeiden laskutus ja valvonta sekä huoltoyhtiön ja muiden sopimuskumppaneiden ohjaus. Myös tavanomainen yhteydenpito osakkaisiin kuuluu yleensä perushintaan.
Erikseen laskutetaan yleensä ylimääräiset yhtiökokoukset, sovitun määrän ylittävät hallituksen kokoukset, korjaushankkeiden isännöinti, perintätoimet, osakasmuutostöiden valvonta sekä virka-ajan ulkopuolinen työ. Isännöitsijätodistus ja osakeluetteloote maksetaan tavallisesti tilaajan, eli osakkaan tai kiinteistönvälittäjän, pussista eikä taloyhtiön.
Hinnat vaihtelevat paljon paikkakunnan ja toimiston mukaan. Suuntaa-antavasti tuntiveloitus on usein 70-130 € tunnilta, ylimääräisen yhtiökokouksen hinta 300-700 € ja isännöitsijätodistus 80-150 €. Korjaushankkeen isännöinti hinnoitellaan joko tuntiperusteisesti tai prosentteina hankkeen kustannuksista, ja tämä on syytä sopia ennen hankkeen alkua. Palkkion muodostumista on käsitelty tarkemmin artikkelissa isännöintipalkkion muodostuminen.
Isännöintisopimuksen liitteet ja niiden etusijajärjestys
Tyypillisessä isännöintisopimuksessa on 3-6 liitettä. Kokenut hallituksen puheenjohtaja tarkistaa ainakin nämä:
Tehtäväluettelo, josta selviää palkkioon kuuluvat ja erikseen laskutettavat tehtävät.
Hinnasto, jossa ovat lisätehtävien, todistusten ja tuntityön hinnat sekä mahdollinen indeksikorotusehto.
Yleiset sopimusehdot, joissa sovitaan vastuista, vahingonkorvauksesta ja irtisanomisesta.
Tarjous tai palvelukuvaus, jossa on yhtiökohtaiset lupaukset, kuten vastausajat ja yhteyshenkilöt.
Henkilötietojen käsittelyä koskeva liite, joka on tarpeen, koska isännöitsijä käsittelee osakas- ja asukasrekisteriä.
Sopimuksessa pitää sanoa, mitä noudatetaan, jos asiakirjat ovat ristiriidassa keskenään. Yleensä järjestys on tämä: ensin itse sopimus, sitten tehtäväluettelo, hinnasto ja viimeisenä yleiset sopimusehdot. Jos järjestystä ei ole sovittu, tarjouksessa luvattu ”hallituksen kokoukset sisältyvät hintaan” ja hinnastossa näkyvä kokousmaksu voivat johtaa riitaan, jota kumpikaan osapuoli ei halunnut.
Käytännön esimerkki: 24 huoneiston kerrostaloyhtiö
Otetaan esimerkiksi 1970-luvulla rakennettu kerrostaloyhtiö Tampereella. Taloyhtiöön tuli uusi isännöintitoimisto, ja kuukausipalkkio oli 560 €. Hallitus oli tyytyväinen hintaan, kunnes ensimmäisenä vuonna tuli laskuja kolmesta lisäkokouksesta, putkiremontin hankesuunnittelun valmistelusta ja kahdesta vesivahingon selvittelystä. Yhteensä niitä kertyi noin 3 800 €.
Laskut olivat sopimuksen mukaisia. Tehtäväluettelossa luki selvästi, että vahinkojen selvittely vakuutusyhtiön kanssa ja korjaushankkeen valmistelu laskutetaan tuntiperusteisesti. Hallitus oli vertaillut tarjouksia pelkän kuukausihinnan perusteella. Toinen tarjoaja olisi veloittanut 640 € kuukaudessa, mutta sen luettelossa sekä kuusi hallituksen kokousta että vahinkojen ensiselvittely kuuluivat perushintaan.
Esimerkistä näkee, miksi tarjouksia kannattaa verrata kokonaiskustannuksena. Ammattilainen arvioi, kuinka monta kokousta, vahinkoa ja hanketta yhtiölle tulee vuodessa, ja laskee niiden hinnan kummankin tarjoajan hinnastolla.
Yleisin myytti: ”vakiomalli on aina sama”
Usein ajatellaan, että koska lähes kaikki käyttävät Isännöintiliiton tehtäväluetteloa, sopimukset ovat käytännössä samanlaisia. Näin ei ole. Vakiomallissa toimisto itse merkitsee, mitkä tehtävät kuuluvat palkkioon, ja kahden toimiston saman pohjan päälle tehdyt luettelot voivat poiketa toisistaan kymmenien rivien osalta.
Mallista on myös käytössä eri versioita. Joissakin sopimuksissa on yhä vanha luettelo, jossa ei mainita lainkaan sähköisiä palveluita, kuten osakasportaalia tai sähköistä yhtiökokousta. Niiden hinnoittelu jää silloin auki.
Vakiomalli ei myöskään sovi sellaisenaan kaikille. Alle 10 huoneiston rivitaloyhtiö ei tarvitse kuutta hallituksen kokousta vuodessa, ja liian laaja luettelo voi nostaa hintaa turhaan. Vuokrataloyhtiössä taas tarvitaan vuokralaisvalintaan ja vuokranvalvontaan liittyviä tehtäviä, joita tavallisen asunto-osakeyhtiön luettelossa ei ole.
Mitä välttää tehtäväluetteloa sovittaessa
Liitteiden allekirjoittaminen lukematta. Hallitus käy hinnan ja sopimuskauden läpi tarkasti, mutta tehtäväluettelo jää lukematta, vaikka se on useita sivuja pitkä. Juuri luettelossa on ne rivit, jotka myöhemmin näkyvät laskuissa.
Tulkinnanvaraiset ilmaukset. Kirjaukset kuten ”kohtuullinen määrä kokouksia” tai ”tarvittaessa” johtavat erimielisyyksiin. Määrät, vastausajat ja raportointivälit kannattaa kirjata numeroina, esimerkiksi ”talousraportti hallitukselle neljännesvuosittain”.
Korjaushankkeiden jättäminen auki. Jos yhtiön PTS:ssä on tulossa linjasaneeraus, julkisivuremontti tai lämmitysjärjestelmän vaihto maalämpöön, hankkeen isännöinnin hinnoittelu kannattaa sopia jo isännöintisopimusta tehtäessä. Hinnasta on paljon vaikeampi neuvotella, kun hanke on jo käynnissä.
Kaikkiin liitteisiin sovelletaan samaa periaatetta: jos jokin on taloyhtiölle tärkeää, se pitää kirjata sopimukseen. Suullinen lupaus tarjousneuvottelussa ei sido isännöitsijää, jos tehtäväluettelossa lukee toisin. Isännöintisopimuksen muusta sisällöstä on lisätietoa artikkelissa isännöintisopimus – mitä sen tulisi sisältää.
UKK
Voiko tehtäväluetteloa muuttaa kesken sopimuskauden?
Voi, jos molemmat osapuolet hyväksyvät muutoksen. Muutos tehdään kirjallisesti, ja hallitus päättää siitä yleensä kokouksessaan. Isännöitsijä ei voi muuttaa luetteloa yksin. Yksipuolisista hinnankorotuksista on tavallisesti sovittu erikseen yleisissä sopimusehdoissa.
Kuka maksaa isännöitsijätodistuksen?
Yleensä todistuksen tilaaja, joka on tavallisesti asuntoa myyvä osakas tai kiinteistönvälittäjä. Hinta näkyy sopimuksen hinnastossa. Taloyhtiö ei normaalisti maksa todistuksia.
Kuuluuko vahinkojen selvittely kuukausipalkkioon?
Se riippuu sopimuksesta. Monessa tehtäväluettelossa vahingon ensiselvittely ja ilmoitus vakuutusyhtiölle kuuluvat palkkioon, mutta laajempi korjausten valvonta laskutetaan tuntityönä. Tarkista oman sopimuksesi tehtäväluettelo, ja jos tulkinnasta on epäselvyyttä, kysy isännöitsijältä tai tarvittaessa juristilta.
Lyhyesti: lue luettelo ennen hintaa
Isännöintisopimuksen tehtäväluettelo ja hinnasto ratkaisevat, mitä isännöinti taloyhtiölle oikeasti maksaa. Vertaa tarjouksia vuositason kokonaiskustannuksena, kirjaa yhtiön omat tarpeet luetteloon numeroina ja sovi tulevien korjaushankkeiden hinnoittelu etukäteen. Sopimuksen tulkintaan liittyvissä kysymyksissä kannattaa kääntyä isännöitsijän tai juristin puoleen, koska jokainen sopimus on erilainen.