Hallituksen valinta yhtiökokouksessa on jokavuotinen käytännön asia, joka ratkaisee kenen käsissä taloyhtiön arki ja isot päätökset seuraavan vuoden ajan lepäävät. Silti moni osakas saapuu varsinaiseen yhtiökokoukseen tietämättä, kuka voi asettua ehdolle, miten äänestys käytännössä etenee tai mitä hallituspaikan vastaanottaminen todella tarkoittaa.
Miksi hallituspaikka kannattaa ottaa vastaan
Hallituksen jäsenyys ei ole pelkkä muodollisuus pöytäkirjaan. Se on tilaisuus vaikuttaa suoraan siihen, miten taloyhtiön rahat käytetään, missä järjestyksessä korjaukset tehdään ja millaisia sopimuksia isännöintitoimiston kanssa solmitaan.
10–30 huoneiston kerrostaloyhtiössä hallitus käsittelee usein vuodessa 6–10 kokousta, joissa päätetään esimerkiksi vesivahinkojen korvauksista, remonttiaikatauluista tai isännöitsijän valvonnasta. Pienemmässä, alle 10 huoneiston paritalo- tai rivitaloyhtiössä työtä on vähemmän, mutta vastuu jakautuu harvemmille harteille – yhden jäsenen poissaolo voi pysäyttää päätöksenteon kokonaan.
Moni kokee hallitustyön aikaa vievänä velvollisuutena, vaikka todellisuudessa se on paras tapa varmistaa, että oma koti ja sen arvo pysyvät hyvissä käsissä.
Kuka voi asettua ehdolle taloyhtiön hallitukseen
Yleinen väärinkäsitys on, että hallitukseen voi valita vain osakkaan. Asunto-osakeyhtiölaki ei tätä vaadi – hallituksen jäseneksi voidaan valita kuka tahansa täysivaltainen luonnollinen henkilö, myös osakkaan puoliso, aikuinen lapsi tai vuokralainen, ellei yhtiöjärjestyksessä ole erikseen rajattu ehdokkuutta osakkaisiin. Monissa taloyhtiöissä yhtiöjärjestys silti edellyttää osakkuutta tai osakkaan perheenjäsenyyttä, joten oman yhtiön yhtiöjärjestys kannattaa tarkistaa ennen ehdolle asettumista.
Vajaavaltainen tai konkurssissa oleva henkilö ei voi toimia hallituksen jäsenenä. Isännöitsijä voi olla hallituksen jäsen, mutta ei voi toimia hallituksen puheenjohtajana – tämä on yksi asunto-osakeyhtiölain erityispiirteistä, joka usein yllättää uudet hallitusaktiivit.
Ehdolle voi asettua etukäteen ilmoittamalla hallitukselle tai isännöitsijälle taikka suoraan kokouksessa, jos kokouksen puheenjohtaja avaa asian käsittelyn. Monessa taloyhtiössä on käytäntö, jossa hallitus kerää ehdokkaita jo ennen kokouskutsun lähettämistä, jolloin osakkaat näkevät nimet valmiiksi esityslistalla.
Näin hallituksen valinta etenee yhtiökokouksessa
Käytännön kulku noudattaa yleensä samaa kaavaa kokosta riippumatta:
1. Asia otetaan esityslistalta. Hallituksen jäsenten valinta on aina varsinaisen yhtiökokouksen pakollinen asia, ja se löytyy yhtiökokouksen esityslistalta yleensä tilinpäätöksen käsittelyn jälkeen.
2. Ehdokkaat esitellään. Kokouksen puheenjohtaja kysyy, ketkä ovat ehdolla. Ehdokkaat voivat kertoa lyhyesti taustastaan – esimerkiksi rakennusalan kokemuksesta tai taloushallinnon osaamisesta, jotka ovat taloyhtiölle usein arvokkaita.
3. Jäsenmäärä vahvistetaan. Yhtiöjärjestyksessä on yleensä vaihteluväli, esimerkiksi 3–5 jäsentä. Kokous päättää ensin, montako jäsentä valitaan sallitulta väliltä.
4. Äänestys tai yksimielinen valinta. Jos ehdokkaita on täsmälleen saman verran kuin paikkoja, valinta voidaan usein tehdä ilman muodollista äänestystä, aklamaatiolla. Jos ehdokkaita on enemmän, järjestetään äänestys.
5. Tulos kirjataan pöytäkirjaan. Valitut jäsenet ja mahdolliset varajäsenet merkitään nimeltä pöytäkirjaan, joka toimii myöhemmin muun muassa isännöitsijätodistuksen tietolähteenä.
Äänestys ja valintatapa – enemmistö vai suhteellinen vaali
Suomalaisissa taloyhtiöissä käytetään pääsääntöisesti enemmistövaalia: jokainen osakas äänestää haluamiaan ehdokkaita, ja eniten ääniä saaneet tulevat valituiksi avoimiin paikkoihin. Äänimäärä lasketaan yleensä osakkeiden lukumäärän mukaan, ellei yhtiöjärjestyksessä ole muuta sovittu.
Isommissa, yli 30 huoneiston taloyhtiöissä tai sellaisissa, joissa on selkeitä osakasryhmiä – esimerkiksi eri rakennusvaiheissa rakennettuja taloja saman yhtiön sisällä – yhtiöjärjestykseen on joskus kirjattu suhteellinen vaalitapa. Se antaa vähemmistöryhmälle mahdollisuuden saada oma edustaja hallitukseen, vaikka enemmistö äänestäisi toisin. Tämä on kuitenkin harvinaista pienissä ja keskisuurissa yhtiöissä.
Äänestys toteutetaan käytännössä käsiäänestyksenä, äänestyslipukkeilla tai sähköisen yhtiökokouksen äänestystyökalulla, jos yhtiö on siirtynyt etäkokouskäytäntöön.
Yleisimmät virheet hallituksen valinnassa
Ensimmäinen virhe on se, että ehdokkaita ei kerätä etukäteen, vaan kokouksessa syntyy hiljaisuus eikä kukaan halua ottaa vastuuta. Tämä johtaa usein siihen, että sama vanha hallitus jatkaa väsyneenä, vaikka vaihtoehtoja olisi.
Toinen tyypillinen ongelma on, ettei uuden ehdokkaan osaamista tai käytettävissä olevaa aikaa selvitetä lainkaan. Hallituspaikka vaatii yleensä 2–5 tuntia kuukaudessa, ja jos jäsen ei ehdi osallistua kokouksiin, koko hallituksen päätöksenteko hidastuu.
Kolmas virhe on jättää varajäsenten valinta väliin. Jos hallitukseen valitaan vain kolme jäsentä ilman varajäseniä ja yksi joutuu jäävimään tai sairastuu kesken kauden, päätöksenteko voi jumiutua. Laki edellyttää varajäsentä, jos hallitukseen kuuluu alle kolme varsinaista jäsentä – tämä unohtuu yllättävän usein pienissä taloyhtiöissä.
Puheenjohtajan valinta – yhtiökokous vai hallitus itse
Puheenjohtajan valinta hämmentää monia osakkaita. Pääsääntönä on, että hallitus valitsee puheenjohtajan keskuudestaan omassa järjestäytymiskokouksessaan heti yhtiökokouksen jälkeen, ellei yhtiöjärjestyksessä ole määrätty, että yhtiökokous valitsee puheenjohtajan suoraan.
Jos yhtiöjärjestyksessä ei ole erillistä mainintaa, kannattaa asia varmistaa isännöitsijältä ennen kokousta, jotta vältytään epäselvyydeltä siitä, kuka kutsuu koolle ensimmäisen hallituksen kokouksen uuden kauden alussa.
Usein kysytyt kysymykset
Voiko hallituksen jäsenyydestä kieltäytyä kesken kauden?
Kyllä, hallituksen jäsen voi erota tehtävästään kesken toimikauden ilmoittamalla siitä hallitukselle ja isännöitsijälle. Yhtiökokous tai hallitus valitsee tällöin tarvittaessa uuden jäsenen tai varajäsen astuu tilalle loppukaudeksi.
Montako ääntä yksi osakas saa käyttää hallitusvaalissa?
Äänimäärä määräytyy pääsääntöisesti omistettujen osakkeiden mukaan, ellei yhtiöjärjestyksessä ole rajoitettu yksittäisen osakkaan äänivaltaa esimerkiksi enimmäisosuuteen kaikista äänistä.
Tarvitseeko uuden hallituksen jäsenen olla rakennusalan ammattilainen?
Ei tarvitse. Hallitus voi ja usein kannattaakin koostua eri alojen osaajista, sillä isännöitsijä ja tekniset asiantuntijat tuovat rakennusalan erityisosaamisen. Tärkeämpää on halu perehtyä taloyhtiön asioihin ja osallistua kokouksiin säännöllisesti.
Yhteenveto
Hallituksen valinta yhtiökokouksessa kannattaa valmistella etukäteen, ei jättää viime hetken varaan. Kun ehdokkaita kerätään ajoissa, osakkaille kerrotaan selkeästi ketkä ovat ehdolla ja millä osaamisella, ja äänestyskäytäntö on kaikille tuttu, valinnasta tulee sujuva eikä se veny turhan pitkäksi kokouksen osaksi.
Uuden jäsenen kannattaa heti valinnan jälkeen tutustua tarkemmin siihen, mitä tehtävä käytännössä pitää sisällään – esimerkiksi hallituksen jäsenen perehdytyksen ja hallituksen vastuiden kautta. Yksittäisen taloyhtiön yhtiöjärjestyksen tulkinnassa tai vaalitavan erityistilanteissa kannattaa aina kysyä neuvoa isännöitsijältä tai lakiasiantuntijalta, sillä yhtiökohtaiset määräykset voivat poiketa yleisestä käytännöstä merkittävästi.