Taloyhtiön hallitukselle yksi keskeinen kysymys on, mitä isännöitsijän tehtävät oikeastaan pitävät sisällään. Kun taloyhtiö kilpailuttaa isännöintiä tai harkitsee sopimuksen sisältöä, on tärkeää ymmärtää, mitkä tehtävät kuuluvat peruspalveluun ja mistä laskutetaan erikseen.
Tässä artikkelissa käydään läpi isännöitsijän keskeisimmät tehtävät, tyypilliset rajapinnat lisäpalveluihin sekä muutama käytännön vinkki siitä, mitä kannattaa varmistaa ennen sopimuksen allekirjoittamista.
Hallinnolliset tehtävät – päivittäinen johtaminen
Isännöitsijän ydintehtävä on johtaa taloyhtiön päivittäistä hallintoa asunto-osakeyhtiölain ja yhtiöjärjestyksen mukaisesti. Tähän kuuluu yhtiökokouksen ja hallituksen kokousten valmistelu, kokousdokumenttien laadinta sekä tehtyjen päätösten toimeenpano.
Varsinainen yhtiökokous pidetään yleensä keväällä, ja sen valmistelu on isännöitsijän konkreettisin näkyvin tehtävä vuoden aikana. Kokouskutsu, esityslista, tilinpäätösasiakirjat ja talousarvio on valmisteltava lain edellyttämässä aikataulussa.
Hallituksen kokousten koolle kutsuminen, pöytäkirjojen laadinta ja arkistointi kuuluvat myös peruspalveluun. Isännöitsijä toimii käytännössä hallituksen sihteerinä ja asiantuntijana, vaikka päätöksenteko kuuluu hallitukselle.
Talouden hoito ja kirjanpito
Taloyhtiön talousasiat ovat isännöitsijän vastuulla päivittäisellä tasolla. Hoitovastikkeiden laskutus, perintä ja kirjanpito kuuluvat peruspalveluun lähes kaikissa toimistoissa.
Talousarvion laadinta seuraavaa vuotta varten tehdään yleensä syksyllä hallituksen kanssa yhteistyössä. Tilinpäätöksen kokoaminen tilikaudelta on myös osa peruspalvelua – tosin varsinainen tilintarkastus tai toiminnantarkastus on erillinen prosessi, johon osallistuu ulkopuolinen tarkastaja.
Laskujen hyväksymisketjun hoitaminen, pankkitilien hallinta ja vastikkeiden sekä käyttökorvausten seuranta ovat arkipäivää. Tyypillinen pienehkö kerrostaloyhtiö, jossa on 20–30 huoneistoa, saa nämä palvelut kuukausimaksun piirissä.
Kiinteistönpito ja tekniset asiat
Isännöitsijä organisoi kiinteistönhuollon ja kunnossapidon, mutta ei itse suorita teknisiä töitä. Hän tilaa huoltoyhtiön palvelut, valvoo huoltosopimuksia ja reagoi vikailmoituksiin.
Tekninen isännöinti on usein erillinen palveluosa, erityisesti suuremmissa taloyhtiöissä tai laajoja korjaushankkeita toteuttavissa kohteissa. Pienet korjaustehtävät, kuten yhden oven lukon vaihto tai lampun vaihtaminen yleisissä tiloissa, kuuluvat yleensä huoltosopimuksen piiriin eivätkä isännöitsijän tehtäviin.
Kun taloyhtiöllä on isompi hanke – esimerkiksi putkiremontti tai julkisivusaneeraus – isännöitsijän rooli on koordinoida prosessia, hankkia tarjoukset ja esitellä vaihtoehdot hallitukselle. Varsinainen rakennuttajakonsultointi on useimmiten lisäpalvelua ja laskutetaan erikseen.
Viestintä ja asukassuhteet
Isännöitsijä on yhteyshenkilö osakkaiden, asukkaiden ja hallituksen välillä. Asukkaiden yhteydenottoihin vastaaminen, muuttotarkastukset ja isännöitsijäntodistuksen antaminen asuntokauppojen yhteydessä ovat tyypillisiä peruspalvelutehtäviä.
Taloyhtiön viestintä – tiedotteet remonteista, kokouskutsut ja vuosikirjeet – kuuluu useimmissa sopimuksissa peruspalveluun. Sähköisiä viestintäkanavia ja asukasportaaleja tarjoavat nykyisin monet toimistot, ja ne voivat sisältyä peruspakettiin tai olla lisäpalvelu.
Yksi usein unohdettu tehtävä on häiriöilmoitusten käsittely. Naapureiden väliset riidat ja järjestyshäiriöt kuuluvat isännöitsijän käsiteltäviin asioihin, vaikka varsinainen ratkaisu kuuluu hallitukselle tai viime kädessä viranomaisille.
Yleinen väärinkäsitys: isännöitsijä ei ole talon ”omistaja”
Yksi yleinen harhaluulo on, että isännöitsijä päättää taloyhtiön asioista. Todellisuudessa isännöitsijä toteuttaa hallituksen ja yhtiökokouksen päätöksiä – hän ei tee niitä yksin.
Asunto-osakeyhtiölaki on tässä selkeä: päätösvalta kuuluu osakkaille yhtiökokouksessa ja operatiivisesti hallitukselle. Isännöitsijä voi tehdä itsenäisesti vain tavanomaiseen hoitoon kuuluvia päätöksiä, kuten tilata rutiinihuoltoja tai maksaa juoksevia laskuja.
Hallituksen ja isännöitsijän välinen työnjako kannattaa sopia selkeästi kirjallisesti, mieluiten jo isännöintisopimuksessa. Tätä käsitellään tarkemmin artikkelissa isännöintisopimus – mitä sen tulisi sisältää.
Mitä jää peruspalvelun ulkopuolelle?
Tuntilaskutuksella tai lisäpalveluna laskutetaan tyypillisesti seuraavat tehtävät:
Korjaushankkeiden projektinjohto – putkiremontti, hissin asennus tai muu laaja hanke edellyttää huomattavan työmäärän, jota ei peruspalvelussa ole mitoitettu.
Viranomaisasiointi erityistilanteissa – esimerkiksi poikkeusluvat, rakennuslupavalmisteluun osallistuminen tai oikeusriitaan liittyvä dokumentointi.
Ylimääräiset yhtiökokoukset – peruspalveluun sisältyy yleensä yksi varsinainen yhtiökokous vuodessa, ylimääräisistä kokouksista voidaan laskuttaa erikseen.
Energiatodistukset ja kuntoarviot – nämä ovat erillisiä asiantuntijapalveluita, joita isännöintitoimisto voi tarjota tai tilata alihankkijalta.
Selkein tapa välttää yllätyksiä on pyytää toimistolta palveluerittely, josta näkyy mitä kuukausimaksuun sisältyy ja mikä on lisäpalvelua. Pienessä rivitaloyhtiössä (alle 10 huoneistoa) saatetaan käyttää suppeampaa peruspalvelupakettia, kun taas suuressa kerrostaloyhtiössä (yli 30 huoneistoa) palvelulaajuus on tyypillisesti kattavampi.
Usein kysytyt kysymykset
Voiko isännöitsijä tehdä remonttipäätöksiä ilman hallituksen lupaa?
Isännöitsijä voi tehdä itsenäisesti vain tavanomaiseen ja kiireelliseen hoitoon kuuluvia hankintoja. Merkittävät korjaukset ja hankinnat vaativat aina hallituksen tai yhtiökokouksen päätöksen. Asunto-osakeyhtiölaki rajaa isännöitsijän itsenäistä päätösvaltaa selvästi.
Kuuluuko kirjanpito aina isännöintipalveluun?
Useimmissa toimistoissa kirjanpito sisältyy peruspalveluun, mutta tätä ei voi pitää itsestäänselvyytenä. Osa toimistoista tarjoaa kirjanpidon erillisenä tai käyttää ulkopuolista tilitoimistoa. Varmista asia aina sopimusta tehtäessä.
Mitä tarkoittaa AIT-pätevyys tai ISA-auktorisointi?
AIT (Ammatti-isännöitsijä) on Suomen Isännöintiliiton myöntämä pätevyys, joka edellyttää kokemusta, koulutusta ja tenttiä. ISA-auktorisointi tarkoittaa, että isännöintitoimisto on sitoutunut noudattamaan Isännöintiliiton laatustandardeja ja eettisiä sääntöjä. Nämä merkit kertovat, että toimisto on sitoutunut alansa ammattistandardeihin.
Käytännön vinkki sopimusta tehtäessä
Ennen kuin taloyhtiö solmii uuden isännöintisopimuksen, kannattaa hallituksen käydä läpi oma taloyhtiön tilanne: mikä on kiinteistön ikä, tuleeko lähivuosina isoja korjaushankkeita, ja kuinka aktiivinen hallitus on arjessa. Nämä tekijät vaikuttavat siihen, millainen palvelulaajuus on järkevä.
Lisätietoa sopivien toimistojen vertailusta löydät artikkelista isännöintitoimiston valinta – näin löydät taloyhtiölle sopivan.
Yksittäisen taloyhtiön sopimus- ja vastuukysymyksissä suositellaan aina kääntymään isännöitsijän tai tarvittaessa asianajajan puoleen – lain tulkinta ja käytännöt voivat vaihdella tilanteen mukaan.
