Taloyhtiön hallitus, joka harkitsee isännöitsijän vaihtamista, joutuu ensin selvittämään isännöintisopimuksen irtisanomisajan ja sen, miten sopimus käytännössä päättyy. Kun irtisanomisaika ja päättymisen vaiheet ovat selvillä etukäteen, vaihto ei jää kesken, taloyhtiö ei maksa kahta isännöintipalkkiota päällekkäin eikä yhtiön asiakirjoja jää jumiin vanhalle toimistolle. Tämä artikkeli käy läpi, mitä sopimuksessa tyypillisesti lukee, mikä on hallituksen rooli ja miten vaihto ajoitetaan järkevästi.
Mitä isännöintisopimuksen irtisanomisaika tarkoittaa käytännössä
Irtisanomisaika on aika, jonka sopimus on vielä voimassa irtisanomisen jälkeen. Sen ajan isännöintitoimisto hoitaa tehtävänsä normaalisti, ja taloyhtiö maksaa normaalin isännöintipalkkion. Toistaiseksi voimassa olevissa sopimuksissa irtisanomisaika on yleensä 3-6 kuukautta, ja kolme kuukautta on yleisin. Suurissa kerrostaloyhtiöissä ja korjaushankkeen aikana sovitaan joskus pidempikin aika.
Laskentatapa vaihtelee. Monessa sopimuksessa irtisanomisaika lasketaan irtisanomista seuraavan kalenterikuukauden alusta. Jos sopimus irtisanotaan 15. lokakuuta ja irtisanomisaika on kolme kuukautta, sopimus päättyy silloin 31. tammikuuta eikä 15. tammikuuta. Tällä kahden viikon erolla on merkitystä, kun uuden toimiston sopimus halutaan alkamaan saumattomasti.
Määräaikainen sopimus on kokonaan eri asia. Se päättyy sovittuna päivänä, mutta sitä ei yleensä voi irtisanoa kesken kauden ilman erityistä syytä. Joissakin sopimuksissa on lisäksi ehto, jonka mukaan määräaikainen sopimus jatkuu automaattisesti toistaiseksi voimassa olevana, jos kumpikaan osapuoli ei irtisano sitä ajoissa. Hallitus huomaa ehdon usein vasta, kun takaraja on jo mennyt.
Myytti: hallitus voi vaihtaa isännöitsijän heti ilman kuluja
Usein kuulee sanottavan, että koska hallitus valitsee isännöitsijän, se voi myös vaihtaa hänet päivässä. Väite on puoliksi totta. Asunto-osakeyhtiölain mukaan hallitus valitsee ja erottaa isännöitsijän, ellei yhtiöjärjestyksessä toisin määrätä. Isännöitsijän voi siis erottaa tehtävästään milloin tahansa, eikä erottamiselle tarvita perustetta.
Sopimussuhde isännöintitoimistoon on kuitenkin oma asiansa. Vaikka henkilö poistuu tehtävästään heti, taloyhtiö on yleensä velvollinen maksamaan toimistolle palkkion irtisanomisajalta. Välitön erottaminen ilman painavaa syytä tarkoittaa käytännössä sitä, että palkkio maksetaan ajalta, jolta palvelua ei enää saada.
Sopimuksen purkaminen heti on mahdollista vain, jos toinen osapuoli on rikkonut sopimusta olennaisesti. Esimerkkejä tästä ovat yhtiön varojen väärinkäyttö, toistuva laiminlyönti lakisääteisissä tehtävissä tai tilinpäätöksen jättäminen tekemättä. Purkuperusteen riittävyys kannattaa aina tarkistaa juristilta ennen kuin asiasta päätetään. Väärin perustein tehty purku voi johtaa vahingonkorvausvaatimukseen.
Sopimuksen päättyminen vaihe vaiheelta
Kokenut hallituksen puheenjohtaja aloittaa lukemalla nykyisen sopimuksen ja sen liitteenä olevat yleiset sopimusehdot. Monen toimiston sopimus perustuu Suomen Isännöintiliiton mallisopimukseen ja sen yleisiin ehtoihin, mutta toimistokohtaiset muutokset ovat tavallisia. Sopimuksen sisällöstä kerrotaan tarkemmin artikkelissa isännöintisopimuksen sisällöstä.
Tavallinen eteneminen on tällainen:
1. Hallitus tekee kokouksessaan päätöksen irtisanomisesta, ja päätös kirjataan pöytäkirjaan.
2. Irtisanominen lähetetään kirjallisesti. Sähköposti, josta saa vastaanottokuittauksen, tai kirjattu kirje toimii parhaiten.
3. Uusi toimisto valitaan, ja sen sopimus alkaa samana päivänä, kun vanha päättyy.
4. Toimistot sopivat aineiston luovutuksesta: kirjanpidosta, osakasluettelosta, sopimuksista, PTS:stä, huoltokirjasta ja avoimista laskuista.
5. Isännöitsijän muutos ilmoitetaan kaupparekisteriin, pankin käyttöoikeudet päivitetään ja Maanmittauslaitoksen huoneistotietojärjestelmän asiointioikeudet siirretään.
Viimeinen vaihe jää helposti puolitiehen. Jos pankkitunnuksia ei vaihdeta ajoissa, uusi isännöitsijä ei pääse maksamaan laskuja ja ensimmäisen kuukauden vastikkeet kirjautuvat väärin. Vaihdon käytännöstä ja syistä kerrotaan lisää artikkelissa isännöitsijän vaihtamisesta.
Ajoitus ratkaisee enemmän kuin sopimusteksti
Isännöinnin vuosi kulkee tilikauden mukaan. Kalenterivuoden tilikaudella tammi-toukokuu on kiireisintä aikaa: tilinpäätös laaditaan, toiminnantarkastaja käy luvut läpi ja varsinainen yhtiökokous pidetään. Jos vaihto osuu helmikuuhun, kysymys tilinpäätöksen tekijästä nousee väistämättä esiin.
Tyypillinen tilanne: tamperelaisen 24 huoneiston kerrostaloyhtiön hallitus irtisanoo sopimuksen lokakuun lopussa, ja kolmen kuukauden irtisanomisaika päättyy tammikuun lopussa. Vanha toimisto katsoo, ettei tilinpäätös kuulu sille, koska työ tehdään helmi-maaliskuussa. Uusi toimisto taas laskuttaa sen erikseen, koska se ei ole hoitanut kirjanpitoa koko vuodelta. Lopputuloksena hallitus maksaa tilinpäätöksestä 800-1500 € ylimääräistä.
Tämän voi välttää kahdella tavalla. Irtisanomisen voi ajoittaa niin, että sopimus päättyy vasta varsinaisen yhtiökokouksen jälkeen, eli touko-kesäkuussa. Toinen tapa on sopia kirjallisesti, että vanha toimisto laatii vielä päättyneen tilikauden tilinpäätöksen sovitulla hinnalla. Kun vaihto suunnitellaan ajoissa, kannattaa aloittaa myös isännöinnin kilpailutus noin 6-9 kuukautta ennen toivottua aloituspäivää.
Edellä kuvattu ei päde kaikissa yhtiöissä. Jos tilikausi päättyy esimerkiksi 30. kesäkuuta, kiireisin aika on syksyllä. Myös keskeneräinen putkiremontti tai julkisivukorjaus muuttaa tilannetta. Jos vanha isännöitsijä on vastannut hankkeesta ja sen ARA:n tai kunnan avustushakemuksista, kesken hanketta tapahtuva vaihto voi viivästyttää maksatuksia useita kuukausia.
Yleisimmät virheet sopimuksen päättämisessä
Ensimmäinen virhe on irtisanoa sopimus ennen kuin uusi toimisto on valittu. Irtisanomisaika kuluu, mutta kilpailutus, tarjousten vertailu ja hallituksen päätös vievät helposti 2-3 kuukautta. Pahimmillaan taloyhtiö on hetken ilman isännöitsijää, jolloin vastuu kaikista juoksevista asioista jää hallitukselle.
Toinen virhe on unohtaa siirtokulut. Moni sopimus antaa vanhalle toimistolle oikeuden laskuttaa aineiston luovutuksesta erillisen hinnaston mukaan. Pienessä rivitaloyhtiössä summa voi olla pari sataa euroa, mutta suuressa kerrostaloyhtiössä paperiarkiston ja sähköisten järjestelmien siirto voi maksaa selvästi enemmän. Hinta kannattaa tarkistaa ennen irtisanomista.
Kolmas virhe on irtisanominen suullisesti tai epävirallisesti, esimerkiksi isännöitsijän kanssa käydyssä puhelinkeskustelussa. Ilman kirjallista ja päivättyä irtisanomista irtisanomisajan alkamisesta voidaan myöhemmin olla eri mieltä.
UKK
Voiko isännöintitoimisto irtisanoa sopimuksen taloyhtiön kanssa?
Kyllä voi. Irtisanomisaika on yleensä sama molemmille osapuolille. Toimisto saattaa irtisanoa sopimuksen esimerkiksi silloin, kun yhteistyö hallituksen kanssa ei toimi tai yhtiö on liian pieni toimiston hinnoittelumalliin nähden. Hallituksella on tällöin irtisanomisaika aikaa löytää uusi toimisto.
Tarvitaanko yhtiökokouksen päätös isännöintisopimuksen irtisanomiseen?
Yleensä ei tarvita. Asunto-osakeyhtiölain mukaan isännöitsijän valinta ja erottaminen kuuluvat hallitukselle, ellei yhtiöjärjestyksessä anneta päätösvaltaa yhtiökokoukselle. Yhtiöjärjestys kannattaa tarkistaa ennen päätöstä.
Mitä irtisanomisaikana kuuluu tehdä?
Isännöitsijä hoitaa kaikki sopimuksen mukaiset tehtävät normaalisti sopimuksen viimeiseen päivään asti. Hänen tehtäviinsä kuuluu myös valmistella aineiston luovutus. Jos tehtäviä jää hoitamatta, se on sopimusrikkomus, ja hallituksen kannattaa kirjata se.
Lopuksi: lue sopimus ennen kuin päätät
Isännöintisopimuksen päättyminen sujuu hyvin, kun hallitus tuntee irtisanomisajan, sen laskentatavan ja siirtokulut jo ennen päätöstä ja kun vaihto ajoitetaan tilikauden mukaan. Jos sopimuksen tulkinnasta, purkuperusteista tai palkkiovaatimuksista syntyy epäselvyyttä, taloyhtiön kannattaa pyytää neuvoa asunto-osakeyhtiöoikeuteen perehtyneeltä juristilta. Myös Kiinteistöliiton neuvonta auttaa jäsenyhtiöitä. Yksittäisen yhtiön sopimus ratkaisee aina enemmän kuin mikään yleinen ohje.