Taloyhtiön hallitus valitsee isännöitsijän yleensä hinnan, saavutettavuuden ja suositusten perusteella, mutta harvoin kysyy, mihin pelisääntöihin toimisto on sitoutunut. Isännöintialan eettiset ohjeet ja jäsenyys alan liitossa kertovat, miten toimisto lupaa toimia silloin, kun kukaan ei valvo. Tästä artikkelista hallituksen jäsen tai osakas saa käsityksen siitä, mitä eettiset periaatteet käytännössä tarkoittavat, mitä Suomen Isännöintiliiton jäsenyys kertoo ja mitä se ei kerro, ja miten asiaa kannattaa kysyä tarjousvaiheessa.
Miksi isännöinnissä tarvitaan eettisiä pelisääntöjä
Isännöitsijä hoitaa taloyhtiön rahaa, valmistelee hallituksen päätökset ja on usein ensimmäinen, joka tietää tulevasta korjaushankkeesta. Esimerkiksi 40 huoneiston kerrostaloyhtiössä putkiremontti voi maksaa 2-4 miljoonaa euroa. Silloin pienetkin eturistiriidat ovat osakkaiden kannalta isoja asioita.
Isännöinti ei ole Suomessa luvanvarainen ammatti. Asunto-osakeyhtiölaki määrittelee isännöitsijän tehtävät ja vastuun, mutta isännöintitoimistoksi voi ryhtyä kuka tahansa ilman tutkintoa tai rekisteröitymistä. Siksi alan omat itsesääntelyn keinot, kuten eettiset ohjeet, pätevyydet ja liiton jäsenyys, ovat hallitukselle tärkeitä tukipisteitä.
Mitä isännöintialan eettiset ohjeet sisältävät
Suomen Isännöintiliitto on alan keskeinen etujärjestö, jonka jäseninä on isännöintiyrityksiä eri puolilta Suomea, pienistä paikallisista toimistoista valtakunnallisiin ketjuihin. Liitto on laatinut jäsenilleen toimintaperiaatteet ja hyvän isännöintitavan kuvauksen. Lisäksi se on kehittänyt yhdessä muiden alan toimijoiden kanssa isännöintisopimuksen mallin ja tehtäväluettelon, joita käytetään laajasti.
Eettisten periaatteiden ydin on yleensä sama, vaikka sanamuodot vaihtelevat:
Asiakkaan etu ensin – isännöitsijä toimii taloyhtiön, ei urakoitsijan tai oman yrityksensä lisämyynnin hyväksi.
Avoimuus palkkioissa – kaikki isännöitsijän saamat korvaukset näkyvät sopimuksessa tai laskuissa, eikä toimittajilta oteta piilotettuja provisioita.
Eturistiriitojen ilmoittaminen – sukulaisuus- tai omistussuhteet urakoitsijoihin tuodaan hallituksen tietoon ennen päätöksiä.
Luottamuksellisuus – osakkaiden henkilö- ja maksutiedot pysyvät salassa.
Ammattitaidon ylläpito – osaamista päivitetään lainsäädännön ja tekniikan muuttuessa.
Käytännössä vaikeimmat tilanteet liittyvät korjaushankkeisiin. Jos isännöintitoimistolla on samassa konsernissa rakennuttajayritys tai se saa kumppaniurakoitsijalta ”markkinointitukea”, hallituksen pitää tietää siitä ennen kilpailutusta. Kokenut isännöitsijä kertoo tällaiset kytkökset itse, kysymättä.
Mitä jäsenyys alan liitossa kertoo – ja mitä ei
Yleinen myytti kuuluu näin: jos toimisto on Isännöintiliiton jäsen, sen laatu on taattu. Näin ei ole. Jäsenyys kertoo, että yritys on sitoutunut liiton periaatteisiin ja saa käyttöönsä liiton koulutuksia, sopimusmalleja ja ajankohtaista lakitietoa. Jäsenyys ei kuitenkaan ole henkilöpätevyys, eikä se kerro, kuka juuri teidän taloyhtiönne isännöitsijä on tai kuinka monta kohdetta hänellä on hoidettavanaan.
Myytillä on myös toinen puoli: jäsenyyden puuttuminen ei tarkoita huonoa isännöintiä. Esimerkiksi Pohjois-Karjalassa tai Kainuussa toimii yhden tai kahden hengen toimistoja, jotka hoitavat 10-20 pientä rivitaloyhtiötä ja ovat tehneet sitä hyvin 15-20 vuotta. Heillä ei välttämättä ole liiton jäsenyyttä, mutta kirjanpito on kunnossa ja hallitus tyytyväinen. Silloin hallituksen kannattaa kysyä suoraan, mihin pelisääntöihin toimisto sitoutuu ja miten se näkyy sopimuksessa.
Henkilötasolla tärkeämpiä ovat pätevyydet. Kiinko myöntää AIT-pätevyyden (ammattitaitoinen isännöitsijä) ja tekniselle isännöinnille ITS-pätevyyden. Pätevyyden ylläpito edellyttää jatkokoulutusta. Lisää aiheesta löytyy artikkelista AIT-pätevyys ja ammatti-isännöitsijä. Yritystasolla ISA-auktorisointi arvioi koko toimiston prosesseja, kuten asiakastietojen käsittelyä, varojen hoitoa ja laadunvalvontaa, ja se kertoo usein enemmän kuin pelkkä jäsenyys.
Näin hallitus selvittää toimiston eettisen toimintatavan
Ammattilainen ei tyydy esitteen lupauksiin, vaan pyytää näyttöä. Kun isännöintiä kilpailutetaan, eettiset kysymykset kannattaa kirjata suoraan tarjouspyyntöön. Silloin vastaukset ovat vertailukelpoisia. Prosessin aikataulusta ja tarjouspyynnön rakenteesta kerrotaan tarkemmin artikkelissa isännöinnin kilpailutus.
Ensin selvitetään, onko toimisto alan liiton jäsen ja onko sillä ISA-auktorisointi. Sen jälkeen pyydetään vastuuhenkilön pätevyydet nimellä, ei pelkästään toimiston tasolla. Kolmanneksi kysytään kirjallisesti, saako toimisto urakoitsijoilta, vakuutusyhtiöiltä tai energiayhtiöiltä provisioita, alennuksia tai muita etuja. Neljänneksi tarkistetaan, onko toimistolla omistus- tai sopimuskytköksiä rakennuttaja-, huolto- tai kirjanpitoyrityksiin.
Hyvä tarjous kertoo myös, miten taloyhtiön varat pidetään erillään toimiston omista varoista. Taloyhtiön pankkitilin pitää olla taloyhtiön nimissä, ja maksuliikenteessä pitää olla kahden hyväksyjän periaate. Tämä on yksi tärkeimmistä kohdista, joihin hallitus voi itse vaikuttaa.
Yleisimmät virheet hallituksen arvioinnissa
Ensimmäinen virhe on hyväksyä liiton logo tarjouksessa tarkistamatta asiaa. Jäsenyys on helppo varmistaa liiton jäsenluettelosta, ja vanhentuneita logoja näkyy yllättävän usein.
Toinen virhe on se, että lisätöiden ja kolmansien osapuolten palkkioiden ehtoja ei käydä läpi. Esimerkiksi 25 huoneiston taloyhtiössä isännöinnin peruspalkkio voi olla 20-35 € huoneistolta kuukaudessa. Jos korjaushankkeen valvonnasta laskutetaan prosenttiosuutena urakkasummasta, kannustin suurempaan urakkaan on olemassa. Asia ei ole sinänsä epäeettinen, mutta hallituksen pitää tietää siitä.
Kolmas virhe on olettaa, että eettiset ohjeet suojaavat taloyhtiötä vahingoilta. Ohjeet eivät ole vakuutus. Jos isännöitsijä laiminlyö tehtävänsä, taloyhtiö turvautuu sopimukseen, vastuuvakuutukseen ja lain vahingonkorvaussäännöksiin. Tästä kerrotaan lisää artikkelissa isännöitsijän vastuu virheistä ja vahingoista.
Kun epäilet eettistä ongelmaa
Esimerkki on tuttu monesta taloyhtiöstä: hallitus huomaa, että sama sähköurakoitsija on voittanut kolme peräkkäistä pientä kilpailutusta. Tarjouspyynnöt ovat menneet vain kahdelle yritykselle, ja isännöitsijä on valinnut kummankin. Mitään ei välttämättä ole tapahtunut väärin, mutta asia kannattaa ottaa esille hallituksen kokouksessa ja pyytää jatkossa vähintään kolme tarjousta hallituksen nimeämiltä toimittajilta.
Jos keskustelu ei auta, liiton jäsenyrityksen kohdalla asian voi viedä liiton tietoon. Vakavammissa tilanteissa, kuten epäselvissä rahaliikenteissä, hallituksen on syytä kääntyä tilintarkastajan tai juristin puoleen. Jokaisen taloyhtiön tilanne ja sopimus on erilainen, joten yksittäisissä riitatilanteissa kannattaa aina hankkia asiantuntijan arvio.
UKK
Onko isännöintitoimiston pakko kuulua Suomen Isännöintiliittoon?
Ei ole. Isännöinti ei ole Suomessa luvanvarainen ammatti, eikä jäsenyys alan liitossa ole lakisääteinen vaatimus. Jäsenyys on vapaaehtoinen sitoumus alan periaatteisiin.
Mitä eroa on liiton jäsenyydellä ja ISA-auktorisoinnilla?
Jäsenyys tarkoittaa sitoutumista liiton toimintaperiaatteisiin. ISA-auktorisointi taas on ulkopuolinen arvio yrityksen toimintatavoista ja prosesseista, ja se edellyttää tiettyjen laatuvaatimusten täyttymistä.
Saako isännöitsijä ottaa vastaan palkkioita urakoitsijoilta?
Hyvän isännöintitavan mukaan isännöitsijä ei ota vastaan taloyhtiöltä salattuja etuja. Kaikki kolmansilta osapuolilta tulevat korvaukset pitää kertoa hallitukselle avoimesti, ja niistä on hyvä sopia kirjallisesti isännöintisopimuksessa.
Eettisyys näkyy arjessa, ei logossa
Eettiset ohjeet ja liiton jäsenyys ovat hyvä lähtökohta, mutta ne eivät korvaa hallituksen omaa valvontaa. Pyydä pätevyydet nimellä, kysy provisioista ja kytköksistä kirjallisesti, ja kirjaa vastaukset isännöintisopimukseen. Toimisto, joka vastaa näihin kysymyksiin suoraan ja oma-aloitteisesti, toimii todennäköisesti avoimesti myös silloin, kun pelissä on miljoonien eurojen korjaushanke.