Isännöitsijän haastattelu on hetki, jolloin taloyhtiön hallitus näkee, kuka tarjouspaperin takana oikeasti työskentelee. Tämä artikkeli on hallituksen jäsenille ja puheenjohtajille, jotka ovat kilpailuttaneet isännöinnin ja haluavat valita kahden tai kolmen ehdokkaan välillä perustellusti. Hyvät kysymykset paljastavat, miten isännöitsijä toimii vesivahingon sattuessa, kriisin keskellä ja sopimuksen pienellä präntätyissä kohdissa. Niitä ei hinta kerro.
Miksi isännöitsijän haastattelu painaa enemmän kuin tarjoushinta
Kahden isännöintitoimiston tarjousten ero on 30 huoneiston kerrostaloyhtiössä usein vain 50-150 € kuukaudessa. Vuodessa se on 600-1 800 €. Yksi huonosti valmisteltu putkiremontti tai myöhässä jätetty avustushakemus voi maksaa moninkertaisesti enemmän.
Tarjous kertoo, mitä toimisto lupaa. Haastattelu näyttää, kuka lupauksen toteuttaa. Isännöintitoimiston myyntipäällikkö ja yhtiön varsinainen isännöitsijä ovat usein eri henkilöitä. Kokenut hallitus vaatii siksi, että haastatteluun tulee nimenomaan se isännöitsijä, joka hoitaisi yhtiön asioita päivittäin.
Näin valmistaudutte haastatteluun
Ammattilainen aloittaa omasta yhtiöstä. Ennen haastattelua hallituksen kannattaa käydä läpi kunnossapitotarveselvitys tai PTS, viimeisin tilinpäätös ja talousarvio. Samalla kirjataan ylös, mitä nykyisessä isännöinnissä on toiminut ja mikä ei. Jos kilpailutus ja tarjouspyyntö on tehty huolellisesti, ehdokkaat ovat jo vertailukelpoisia ja haastattelussa voi keskittyä eroihin.
Käytännössä toimiva järjestys:
1. Valitkaa 2-3 ehdokasta tarjousten perusteella, ei enempää.
2. Varatkaa jokaiselle 45-60 minuuttia samana iltana tai samalla viikolla.
3. Jakakaa kysymykset hallituksen jäsenten kesken etukäteen.
4. Kysykää kaikilta samat ydinkysymykset ja pisteyttäkää vastaukset heti.
5. Pyytäkää lopuksi 1-2 referenssitaloyhtiön yhteystiedot.
Isännöitsijän valitsee asunto-osakeyhtiölain mukaan hallitus, ellei yhtiöjärjestyksessä määrätä toisin. Päätös on siis hallituksen, ja haastattelu on sen tärkein työkalu.
Kysymykset osaamisesta ja pätevyydestä
Aloittakaa taustasta, mutta älkää jääkö siihen. Kysykää, onko isännöitsijällä AIT-pätevyys tai ITS-tutkinto ja onko toimisto ISA-auktorisoitu. Tärkeämpää on kuitenkin kokemus juuri teidän kaltaisestanne kohteesta. 1960-luvun betonikerrostalo Helsingin Kontulassa ja 2010-luvun rivitaloyhtiö Kempeleessä tarvitsevat hyvin erilaista osaamista.
Hyviä kysymyksiä ovat esimerkiksi: Montako taloyhtiötä hoidatte tällä hetkellä? Yli 40 kohdetta yhdellä isännöitsijällä tarkoittaa yleensä, että aikaa on vähän. Montako putkiremonttia tai julkisivuremonttia olette vieneet läpi viimeisen viiden vuoden aikana? Kuka hoitaa asiamme, kun olette lomalla tai sairaana?
Viimeinen kysymys on se, johon heikot vastaukset paljastuvat. ”Kollega hoitaa” ei riitä. Hyvä vastaus kertoo nimen, roolin ja sen, miten tieto siirtyy.
Kysymykset arjesta, viestinnästä ja tavoitettavuudesta
Suurin osa hallitusten tyytymättömyydestä ei liity isoihin päätöksiin vaan arkeen. Sähköposteihin ei vastata, tiedotteet tulevat myöhässä tai osakas ei tiedä, kenelle soittaa.
Kysykää suoraan: Mikä on vastausaikanne sähköpostiin arkipäivinä? Kohtuullinen lupaus on 1-2 arkipäivää, kiireellisissä asioissa saman päivän aikana. Mitä järjestelmää käytätte osakasviestintään? Monet toimistot käyttävät sähköistä asukasportaalia tai sovellusta, mutta osa pienemmistä toimistoista toimii pelkällä sähköpostilla ja porraskäytävän ilmoitustaululla. Kumpikaan ei ole väärin, kunhan se sopii yhtiön asukkaille.
Pyytäkää isännöitsijää kuvaamaan, mitä tapahtuu lauantai-iltana, kun vesi tulee alakerran kattoon. Hyvä vastaus mainitsee huoltoyhtiön päivystyksen, kosteuskartoituksen tilaamisen, vakuutusyhtiölle ilmoittamisen ja osakkaiden tiedottamisen järkevässä järjestyksessä.
Kysymykset korjaushankkeista ja taloudesta
Jos PTS:ssä on seuraavan 5-10 vuoden aikana linjasaneeraus, julkisivukorjaus tai lämmitysmuodon vaihto, tämä osio on haastattelun tärkein. Kysykää, miten isännöitsijä hankkisi rakennuttajakonsultin, miten urakkatarjoukset vertaillaan ja kuka valvoo aikataulua.
Tyypillinen tilanne: 24 huoneiston rivitaloyhtiö Tampereella, jonka PTS:ssä putkiremontti on merkitty vuodelle 2028. Hallitus kysyy ehdokkaalta, milloin hankesuunnittelu pitäisi aloittaa. Kokenut isännöitsijä vastaa, että vähintään 2-3 vuotta etukäteen, koska tarveselvitys, hankesuunnittelu, yhtiökokouspäätös, rahoitus ja urakkakilpailutus vievät aikaa. Jos vastaus on ”katsotaan kun aika lähestyy”, se kertoo paljon.
Taloudesta kannattaa kysyä, kuka laatii talousarvion ja kirjanpidon ja tuntevatko he ARA-avustukset tai energiakorjausten tukimahdollisuudet. Kysykää myös, miten yhtiölainan kilpailutus hoidetaan.
Kysymykset hinnasta ja sopimuksesta
Peruspalkkio ei kerro kokonaiskustannusta. Kysykää, mitkä tehtävät laskutetaan erikseen. Tyypillisiä lisälaskutettavia ovat ylimääräinen yhtiökokous, isännöitsijätodistukset, korjaushankkeiden valvonta ja hallituksen kokoukset tietyn määrän ylittävältä osalta. Tuntiveloitus erityistehtävistä on usein 80-130 € tunnilta, mutta vaihtelu on suurta paikkakunnan ja toimiston mukaan.
Pyytäkää isännöintisopimuksen luonnos ja tehtäväluettelo jo ennen haastattelua. Kysykää irtisanomisajasta, hinnantarkistusehdoista ja siitä, miten aineisto luovutetaan, jos sopimus päättyy. Sopimusehtojen tulkinnassa kannattaa tarvittaessa kääntyä juristin puoleen. Haastattelu ei korvaa sopimuksen juridista tarkistusta.
Myytti: suuri toimisto on aina turvallisempi valinta
Moni hallitus olettaa, että valtakunnallinen isännöintiketju takaa paremman palvelun. Totuus on, että palvelun laadun ratkaisee yksittäinen isännöitsijä ja hänen kuormansa, ei toimiston koko. Suuri toimisto tuo yleensä varahenkilöt, valmiit järjestelmät ja teknisen isännöinnin samasta talosta. Pieni paikallinen toimisto Kuopiossa tai Seinäjoella voi puolestaan tuntea alueen urakoitsijat ja vastata puhelimeen itse.
Poikkeus on suuri korjaushanke. Jos edessä on 3-5 miljoonan euron linjasaneeraus, kannattaa varmistaa, että toimistolla on omaa tai sopimuskumppanin kautta saatavaa rakennuttamisosaamista.
Yleisimmät virheet isännöitsijän haastattelussa
Haastatellaan myyjää, ei isännöitsijää. Myyntihenkilö vastaa sujuvasti, mutta ei hoida yhtiön asioita. Vaatikaa nimetyn isännöitsijän läsnäoloa.
Ei kirjata vastauksia. Kolmen haastattelun jälkeen ehdokkaat sekoittuvat. Yksinkertainen pisteytys 1-5 jokaisesta ydinkysymyksestä tekee vertailusta reilun ja auttaa perustelemaan valinnan yhtiökokoukselle.
Ohitetaan referenssit. Yksi puhelu toisen taloyhtiön hallituksen puheenjohtajalle kertoo enemmän kuin tunnin esittely. Kysykää referenssiltä, mikä on mennyt huonosti ja miten se korjattiin.
UKK
Kuinka monta isännöitsijää kannattaa haastatella?
Kaksi tai kolme riittää useimmille taloyhtiöille. Useampi haastattelu vie hallitukselta paljon aikaa eikä yleensä tuo lisää tietoa, jos tarjoukset on karsittu huolellisesti etukäteen.
Pitääkö koko hallituksen osallistua haastatteluun?
Ei välttämättä, mutta vähintään puheenjohtajan ja kahden jäsenen kannattaa olla paikalla. Useampi näkökulma vähentää yksittäisen henkilön mieltymysten vaikutusta valintaan.
Voiko haastattelun järjestää etäyhteydellä?
Voi, ja se on yleistä etenkin pienissä taloyhtiöissä ja haja-asutusalueilla. Kohdekäynti kannattaa silti tehdä ennen sopimuksen allekirjoittamista, jotta isännöitsijä näkee kiinteistön kunnon itse.
Yhteenveto: valitkaa ihminen, ei esitettä
Isännöitsijän haastattelussa kannattaa keskittyä kolmeen asiaan: kuormitukseen, toimintaan kriisitilanteissa ja kokemukseen yhtiönne tulevista korjaushankkeista. Hinta ja pätevyydet karsivat ehdokkaat, mutta valinnan ratkaisee se, miten nimetty isännöitsijä vastaa konkreettisiin tilanteisiin. Kirjatkaa vastaukset, soittakaa referensseille ja käyttäkää juristia, jos sopimusehdoissa on epäselvää. Valinta vaikuttaa yhtiön arkeen usein 5-10 vuoden ajan.