Pienessä asunto-osakeyhtiössä hallitus joutuu usein miettimään, tarvitaanko täyttä isännöintipalvelua vai riittäisikö osa-aikainen isännöitsijä hoitamaan yhtiön asiat. Kysymys on tuttu erityisesti alle 10 huoneiston taloyhtiöissä, joissa vastikekertymä on pieni ja jokainen kuukausikulu näkyy suoraan osakkaiden maksuissa.
Milloin osa-aikainen isännöitsijä riittää
Osa-aikainen tai kevennetty isännöintipalvelu toimii yleensä hyvin taloyhtiöissä, joissa ei ole akuutteja korjaustarpeita eikä monimutkaista taloushallintoa. Tyypillinen esimerkki on 6–8 huoneiston rivitaloyhtiö, jossa rakennus on 1990-luvulta, putkistot ja katto on uusittu 2010-luvulla eikä seuraavaa isoa remonttia ole näköpiirissä ennen 2030-lukua.
Tällaisessa yhtiössä isännöitsijän työmäärä on käytännössä laskutus, kirjanpidon valvonta, vuosikokouksen järjestäminen ja muutama puhelu vuodessa huoltoyhtiön kanssa. Moni pieni taloyhtiö pärjää 2–4 tunnin kuukausittaisella palvelulla, joka laskutetaan joko kiinteänä pienenä kuukausimaksuna (esimerkiksi 25–45 € per huoneisto) tai tuntiveloituksena, joka jää 300–600 euroon vuodessa.
Paritaloyhtiöt ja kahden talon yhtiöt ovat toinen tyypillinen tapaus. Kun osakkaita on vain muutama ja päätöksenteko on käytännössä epämuodollista, raskas kuukausittainen raportointi ei tuo lisäarvoa – se vain nostaa kustannuksia.
Mitä osa-aikaiseen isännöintiin yleensä kuuluu
Osa-aikainen isännöinti ei tarkoita, että isännöitsijä hoitaa vain osan lakisääteisistä tehtävistä. Kyse on siitä, että samat perustehtävät hoidetaan pienemmällä tuntimäärällä, koska yhtiön koko ja tapahtumamäärä ovat pienet.
Peruspalveluun kuuluu tavallisesti kirjanpito ja tilinpäätöksen laatiminen, vastikkeiden laskutus, varsinaisen yhtiökokouksen koollekutsuminen ja pöytäkirjan laadinta, isännöitsijätodistusten toimittaminen sekä yhteydenpito huoltoyhtiöön akuuteissa vahinkotilanteissa. Tarkemman listan siitä, mitä isännöitsijän peruspalveluun kuuluu, löytää artikkelista isännöitsijän tehtävät taloyhtiössä.
Osa-aikaisessa mallissa raportointi on kevyempää ja tavoitettavuus rajatumpaa – isännöitsijä ei välttämättä ole tavoitettavissa arkisin klo 8–16, vaan vastaa esimerkiksi kahtena päivänä viikossa tai sovitulla vasteajalla. Monelle pienelle yhtiölle tämä ei ole ongelma, koska yhteydenottotarve on muutenkin harva.
Hinnoittelu pienessä taloyhtiössä
Isännöintipalkkio muodostuu käytännössä samoista osista riippumatta yhtiön koosta: kiinteästä kuukausimaksusta huoneistoa kohden, mahdollisista lisätöistä ja erillislaskutettavista toimeksiannoista kuten remonttien valvonnasta. Isännöintipalkkion rakenteesta kerrotaan tarkemmin artikkelissa isännöintipalkkion muodostuminen.
Pienessä, alle 10 huoneiston yhtiössä täyden palvelun kuukausihinta jää usein 20–35 euroon huoneistolta, kun taas suuremmissa 20–40 huoneiston yhtiöissä yksikköhinta laskee tyypillisesti 12–20 euroon, koska kiinteät kulut jakautuvat useammalle osakkaalle. Osa-aikaisessa mallissa hinta voi olla vielä tätäkin matalampi, mutta silloin kannattaa tarkistaa, mitä hintaan todella sisältyy – onko esimerkiksi yhtiökokouksen pöytäkirjan laadinta mukana vai erillislaskutettava.
Moni pieni taloyhtiö tekee sen virheen, että vertailee vain kuukausihintaa katsomatta, mitä palveluun kuuluu. 30 euron kuukausihinta, josta puuttuu tekninen valvonta ja isännöitsijätodistukset, voi tulla vuositasolla kalliimmaksi kuin 40 euron paketti, joka sisältää kaiken.
Milloin osa-aikainen isännöitsijä ei enää riitä
Tilanne muuttuu heti, kun taloyhtiössä nousee esiin isompi korjaushanke. Putkiremontti, julkisivukorjaus tai lämmitysjärjestelmän vaihto kaukolämmöstä maalämpöön vaatii isännöitsijältä huomattavasti enemmän aikaa: tarjouspyyntöjen kilpailutusta, rahoitusvaihtoehtojen selvittämistä, urakoitsijoiden valvontaa ja tiivistä yhteydenpitoa hallitukseen.
Tällöin osa-aikainen malli muuttuu helposti riittämättömäksi, ja moni taloyhtiö päätyy hankkimaan tekniseen isännöintiin erikoistuneen lisäpalvelun remontin ajaksi. Tästä syystä on hyödyllistä jo sopimusta tehtäessä sopia, miten isompien hankkeiden tuntiveloitus ja lisätyöt hinnoitellaan – muuten yllätykset tulevat vasta laskussa.
Myös taloyhtiön kasvu tai osakasvaihdokset voivat lisätä työmäärää: uudet omistajat kysyvät enemmän, isännöitsijätodistuksia tarvitaan useammin ja viestintää on hoidettava aktiivisemmin. Jos osakkaista suuri osa on sijoittajia ja huoneistoja vuokrataan aktiivisesti, yhteydenottomäärä nousee helposti moninkertaiseksi verrattuna vakituisten asukkaiden taloyhtiöön.
Yleisimmät virheet valinnassa
Kolme virhettä toistuu pienten taloyhtiöiden isännöintipäätöksissä. Ensimmäinen on se, että sopimusta ei tarkisteta, kun yhtiön tilanne muuttuu – osa-aikainen palvelu jää voimaan vuosia remontin jälkeenkin, vaikka työmäärä olisi jo kasvanut pysyvästi.
Toinen virhe on halvimman tarjouksen valinta ilman, että katsotaan isännöitsijän pätevyyttä. AIT-pätevyys tai ITS-koulutus kertoo, että isännöitsijä hallitsee asunto-osakeyhtiölain vaatimukset myös silloin, kun eteen tulee harvinaisempi tilanne, kuten riitainen yhtiökokouspäätös tai vastikeperusteen muutos. Pienessä yhtiössä säästetään usein juuri tästä, vaikka riski on sama kuin isossakin yhtiössä.
Kolmas virhe on tavoitettavuuden aliarviointi. Hallituksen puheenjohtaja saattaa hyväksyä osa-aikaisen mallin ajattelematta, mitä tapahtuu, jos vesivahinko sattuu viikonloppuna eikä isännöitsijä ole tavoitettavissa ennen maanantaita. Päivystysjärjestelyt kannattaa aina sopia kirjallisesti, ei olettaa.
UKK
Voiko pieni taloyhtiö hoitaa isännöinnin kokonaan itse ilman isännöitsijää?
Asunto-osakeyhtiölaki ei suoraan velvoita palkkaamaan isännöitsijää, joten pieni taloyhtiö voi periaatteessa hoitaa hallinnon hallituksen voimin. Käytännössä tämä on riski, koska kirjanpito, verotus ja isännöitsijätodistukset vaativat erityisosaamista, ja vastuu virheistä jää hallituksen jäsenille.
Kannattaako pienen taloyhtiön valita paikallinen vai valtakunnallinen isännöintiketju?
Molemmissa on omat vahvuutensa: pieni paikallinen toimisto tuntee usein alueen huoltoyhtiöt ja urakoitsijat henkilökohtaisesti, kun taas valtakunnallisella ketjulla voi olla laajempi tukiverkosto erikoistilanteisiin. Aihetta on käsitelty tarkemmin artikkelissa pienet ja suuret isännöintitoimistot.
Voiko osa-aikaisesta isännöintisopimuksesta siirtyä myöhemmin täyteen palveluun?
Kyllä, ja tämä on tavallista esimerkiksi remontin lähestyessä. Siirtymä kannattaa sopia jo alkuperäisessä sopimuksessa, jotta hinnoittelu ja irtisanomisajat ovat selvillä etukäteen eikä neuvottelu käynnisty kiireessä.
Yhteenveto
Osa-aikainen isännöitsijä riittää monelle pienelle, hyväkuntoiselle taloyhtiölle mainiosti – varsinkin silloin, kun remontit on juuri tehty eikä isoja hankkeita ole näköpiirissä. Ratkaisevaa ei ole yhtiön koko sinänsä, vaan tuleva työmäärä: kirjanpidon ja kokousten rutiini sopii kevyempään malliin, mutta korjaushankkeet ja aktiivinen osakasvaihtuvuus vaativat enemmän läsnäoloa.
Hallituksen kannattaa arvioida palvelun laajuus uudelleen aina, kun yhtiön tilanne muuttuu merkittävästi, eikä jättää sopimusta automaattipilotille vuosikausiksi. Yksittäisen taloyhtiön sopimusehtoja ja vastuunjakoa koskevissa kysymyksissä kannattaa aina kääntyä isännöitsijän tai lakiasiantuntijan puoleen ennen päätöksen tekemistä.