Isännöitsijän vaihtaminen tulee ajankohtaiseksi monessa taloyhtiössä silloin, kun yhteistyö ei enää suju tai palvelun taso ei vastaa vastikkeista maksettua hintaa. Hallituksen jäsenet kysyvät usein samat kysymykset: mistä huomaa, että vaihdon aika on käsillä, miten prosessi etenee käytännössä ja mitä sopimusehdoista pitää tarkistaa ennen irtisanomista. Tässä artikkelissa käydään läpi koko prosessi syiden tunnistamisesta uuden isännöintitoimiston käyttöönottoon asti.
Milloin isännöitsijän vaihtaminen kannattaa ottaa puheeksi
Isännöitsijän vaihtaminen ei ole koskaan pelkkä tunnereaktio yhden huonon kokemuksen jälkeen, vaan se kannattaa perustaa toistuviin havaintoihin. Yleisimpiä syitä ovat hitaat vastaukset osakkaiden yhteydenottoihin, laskutuksen tai kirjanpidon virheet, korjaushankkeiden viivästyminen ilman selkeää syytä sekä se, että isännöitsijä ei tunnu tuntevan taloyhtiön asioita yhtiökokouksissa.
Käytännön esimerkki havainnollistaa tilannetta hyvin: kerrostaloyhtiössä, jossa on noin 25 huoneistoa, hallitus huomaa vuoden aikana, että talousarvion seuranta on jäänyt puolitiehen ja tilinpäätös valmistuu vasta viime tingassa ennen varsinaista yhtiökokousta. Kun sama toistuu kahtena peräkkäisenä vuotena, kyse ei ole enää yksittäisestä inhimillisestä virheestä vaan toimintatavasta, joka vaikuttaa koko taloyhtiön talouden hallintaan.
On myös tärkeää erottaa toisistaan tyytymättömyys yksittäiseen isännöitsijähenkilöön ja tyytymättömyys isännöintitoimistoon kokonaisuutena. Joskus ongelma ratkeaa pyytämällä toimistolta toista isännöitsijää saman sopimuksen puitteissa, jolloin koko kilpailutusta ei tarvita.
Yleinen myytti: isännöitsijän voi vaihtaa milloin tahansa
Monessa hallituksessa elää käsitys, että isännöitsijän voi vaihtaa käytännössä saman tien, kun päätös on tehty. Todellisuudessa isännöintisopimus sisältää lähes aina irtisanomisajan, joka on tyypillisesti kolmesta kuuteen kuukautta. Vaihto ilman irtisanomisajan huomioimista voi johtaa sopimussakkoihin tai siihen, että taloyhtiö joutuu maksamaan palkkiota myös ajalta, jolloin palvelua ei enää käytetä.
Toinen yleinen väärinkäsitys on, että pelkkä hallituksen päätös riittää sopimuksen irtisanomiseen. Käytännössä irtisanomisoikeus ja sen käyttäminen määrittyvät isännöintisopimuksen ehdoista, ja niissä voi olla myös määräyksiä siitä, missä muodossa irtisanominen tulee tehdä ja kenelle se osoitetaan.
Isännöitsijän vaihtamisen prosessi vaihe vaiheelta
Isännöitsijän vaihtaminen etenee suurin piirtein aina samalla kaavalla, vaikka taloyhtiön koko tai isännöintipalvelun laajuus vaihtelisikin.
Ensimmäinen vaihe on nykyisen isännöintisopimuksen läpikäynti: mikä on irtisanomisaika, mistä päivästä se lasketaan ja onko sopimuksessa määräaikaisuutta jäljellä. Toinen vaihe on ongelmien dokumentointi hallituksen kokouksissa, jotta päätös perustuu tosiasioihin eikä vain mielikuviin. Kolmas vaihe on uusien tarjousten pyytäminen useammalta isännöintitoimistolta, jotta hinta- ja palvelutasoa voidaan vertailla realistisesti.
Neljännessä vaiheessa hallitus tekee esityksen ja yhtiökokous, tai hallitus valtuutuksen mukaisesti hallitus itse, tekee lopullisen päätöksen uuden toimiston valinnasta. Viidennessä vaiheessa lähetetään virallinen irtisanomisilmoitus nykyiselle isännöintitoimistolle kirjallisesti, ja samalla sovitaan siirtymäajasta. Kuudes vaihe on tietojen ja asiakirjojen siirto: kirjanpitoaineisto, sopimukset, huoltokirja, avaimet ja tunnukset erilaisiin järjestelmiin.
Mitä sopimusehdoista kannattaa tarkistaa ennen vaihtoa
Isännöintisopimuksen ehdot ratkaisevat pitkälti sen, kuinka sujuvasti vaihto etenee. Keskeisiä kohtia ovat irtisanomisaika ja sen alkamisajankohta, mahdolliset sopimussakot ennenaikaisesta irtisanomisesta sekä se, miten kesken olevat korjaushankkeet tai linjasaneeraus-tyyppiset projektit siirtyvät uudelle toimistolle.
Erityisesti kannattaa kiinnittää huomiota siihen, kuka omistaa taloyhtiön aineiston sopimuksen päättyessä. Kirjanpitoaineisto, huoltokirja ja tekniset dokumentit kuuluvat taloyhtiölle, mutta käytännössä niiden luovutus voi viivästyä, jos siitä ei ole sovittu selkeästi. Tämän vuoksi on suositeltavaa pyytää nykyiseltä isännöintitoimistolta kirjallinen vahvistus aineiston luovutusaikataulusta heti irtisanomisen jälkeen.
Yleinen virhe on myös se, että hallitus vertailee uusia tarjouksia pelkän isännöintimaksun perusteella katsomatta, mitä palveluihin sisältyy. Peruspalvelu, täysi palvelu ja erikseen laskutettava tekninen isännöinti eroavat sisällöltään merkittävästi, ja hinnan takana oleva palvelun laajuus on syytä avata tarjouspyynnössä yksityiskohtaisesti.
Uuden isännöintitoimiston käyttöönotto
Kun uusi isännöintitoimisto on valittu, käyttöönottovaiheessa kannattaa varata riittävästi aikaa perehdytykselle. Uuden isännöitsijän on käytävä läpi taloyhtiön korjaussuunnitelma, voimassa olevat sopimukset, vakuutukset ja mahdolliset vireillä olevat riita-asiat.
Rivitaloyhtiössä, jossa on esimerkiksi kahdeksan huoneistoa, siirtymä on usein kevyempi kuin isossa kerrostaloyhtiössä, koska hallinnoitavia sopimuksia ja teknisiä järjestelmiä on vähemmän. Yli 30 huoneiston taloyhtiöissä taas kannattaa harkita erillistä siirtymäpalaveria, jossa vanha ja uusi isännöitsijä ovat molemmat läsnä, jotta tiedonsiirto ei jää pelkän sähköpostin varaan.
Hyvä käytäntö on myös tiedottaa osakkaille vaihdoksesta hyvissä ajoin, jotta he tietävät, kenen puoleen kääntyä vastikeasioissa tai vikailmoituksissa siirtymäkauden aikana. Kun valitaan uutta toimistoa, kannattaa tutustua myös siihen, miten isännöintitoimiston valinta kannattaa tehdä laajemmin, jotta vastaava tilanne ei toistu muutaman vuoden päästä.
UKK
Kuinka pitkä irtisanomisaika isännöintisopimuksessa yleensä on?
Irtisanomisaika vaihtelee sopimuskohtaisesti, mutta tyypillisesti se on kolmesta kuuteen kuukautta. Tarkka aika ja sen laskentatapa löytyvät aina kyseisen taloyhtiön omasta isännöintisopimuksesta, ja epäselvissä tilanteissa kannattaa varmistaa tulkinta juristilta.
Voiko isännöitsijän vaihtaa kesken tilikauden?
Periaatteessa kyllä, jos sopimuksen irtisanomisehdot sen sallivat, mutta käytännössä vaihto kesken tilikauden voi hankaloittaa kirjanpidon ja tilinpäätöksen laatimista. Monet taloyhtiöt pyrkivätkin ajoittamaan vaihdon tilikauden vaihtumisen yhteyteen.
Mistä isännöintipalkkion hinta muodostuu, kun vertaillaan uusia tarjouksia?
Hinta koostuu yleensä peruspalvelusta, mahdollisista lisäpalveluista kuten teknisestä isännöinnistä sekä erillislaskutettavista toimenpiteistä. Tarjouksia kannattaa vertailla palvelun sisällön, ei pelkän kuukausihinnan perusteella, ja aiheeseen voi tutustua tarkemmin, kun perehtyy siihen, miten isännöintipalkkio muodostuu.
Yhteenveto
Isännöitsijän vaihtaminen on hallittavissa oleva prosessi, kun se perustuu dokumentoituihin havaintoihin, sopimusehtojen huolelliseen läpikäyntiin ja riittävään aikatauluun siirtymälle. Suurin osa ongelmista syntyy kiireestä: irtisanomisaikaa ei huomioida, tarjouksia ei vertailla kunnolla tai aineiston siirrosta ei sovita selkeästi. Kun hallitus etenee vaihe kerrallaan ja pitää osakkaat ajan tasalla, vaihdos sujuu ilman turhia yllätyksiä. Yksittäisen taloyhtiön sopimustilanteessa kannattaa aina varmistaa tulkinnat isännöitsijältä tai lakiasiantuntijalta ennen lopullisia päätöksiä.
